logo
Wersja dla niedowidzących
  Miasto Opole
Choose language:       
corner
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
corner
  
corner corner
corner corner
 URZĄD MIASTA OPOLA
minus Dane podstawowe
minus Przedmiot działalności
plus Organizacja Urzędu
plus Ochrona danych osobowych
plus Sprawy komórek organizacyjnych
plus Jednostki podległe
plus Informacje, ogłoszenia, przetargi
minus Kontrole
   plus kontrole jednostek
   minus kontrole wewnętrzne
      minus W. Administarcyjno Gospodarczy
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Budżetu i Finansów
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Kultury Sportu i Turystyki
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Biuro Projektu Ispa
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Wydział Budżetu-Referat Wymiaru Podatków
      minus Biuro Rady Miasta
      minus Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Polityki Społecznej – Referat Świadczeń Rodzinnych
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Inżynierii Miejskiej
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych
      minus Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju
      minus Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Komunikacji
      minus Miejska Informacja Turystyczna
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Spraw Obywatelskich
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu SPOT pn.
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Wydział Finansowo-Księgowy
      minus Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Finansowo-Księgowy
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości
      minus wydział Kultury, Sportu i Turystyki / Kluby sportowe
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii, Lokalowy, Finansowo - Księgowy
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu SPOT pn. „Budowa obwodnicy północnej dla Miasta Opola nr SPOT/2.2/36/04”
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu ZPORR pn. „Budowa węzła komunikacyjnego – ulica Niemodlińska w Opolu”
      minus Wydział Budżetu
      minus Wydział Gospodarki, Nieruchomości, Geodezji i Kartografii
      minus Biuro Spraw Międzynarodowych
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomosciami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus WGNGiK, WKSiT, WOŚiR, MZD
      minus Wydziały Urzędu Miasta Opola
      minus Urząd Stanu Cywilnego
      minus Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Kancelaria
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Wydział Świadczeń Socjalnych
      minus Wydział Budżetu
      minus wydział Kultury, Sportu i Turystyki / Stowarzyszenie
      minus Stosowanie Kpa w zakresie doręczeń. Wydziały UM Opola
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Informatyki
      minus Wydział Komunikacji Referat Wydawania Praw Jazdy
      minus Wydziały Urzędu Miasta Opola - Czynności cywilnoprawne
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydziały Urzędu Miasta - Realizacja obowiązku wynikająca z art. 13 pkt 6 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności
      minus Miejski Rzecznik Konsumentów
      minus Wydział Budżetu
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Oświaty
      minus Kontrola umów pod kątem realizacji przepisów o gwarancji
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Spraw Obywatelskich
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Budżetu, Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydziały UM- Celowość dokonywanych wydatków w § 4390
      minus Biuro Organizacji Transportu Zbiorowego
      minus Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Referat Nieruchomości Skarbu Państwa, Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Referat Lokalowy Urzędu Miasta Opola
      minus Wydziały UM Opola – Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej, Administracyjno-Gospodarczy, Inwestycji Miejskich, Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Finansowo - Księgowy
      minus Wydziały UM Opola – Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej, Administracyjno-Gospodarczy, Inwestycji Miejskich, Gospodarki Nieruchomościami
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Gospodarki Nieruchmosciami
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydział Oswiaty
      minus Biuro Nieruchomosci Skarbu Państwa
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Komunikacji i Transportu Zbiorowego
      minus Wydział Sportu
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Lokalowy
      minus Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomosciami - kontrola kompleksowa
      minus Centrum Dialogu Obywatelskiego
      minus Wydział Podatków i Opłat Lokalnych
      minus Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawnosci
      minus Wydział Sportu
   minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
 ORGANY WŁADZY
plus Prezydent Miasta
plus Rada Miasta
 PRAWO
plus Uchwały
plus Zarządzenia
plus Budżet
plus Sprawozdania finansowe
plus Podatki i opłaty lokalne
minus Statut Miasta Opola
minus Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie
minus NIEODPŁATNA POMOC PRAWNA
 WYBORY
plus Samorząd terytorialny
plus Sejm i Senat RP
plus Prezydent RP
plus Parlament Europejski
plus Wybory do Rad Dzielnic
plus Referendum
plus Wybory Ławników
minus Okręgi Wyborcze, obwody głosowania
 INNE
plus Petycje
plus Analizy
plus Zmiana granic Miasta Opola
plus Planowanie Przestrzenne
plus Spółki prawa handlowego
plus Oświadczenia majątkowe (według stanu majątku na dany rok)
plus Rejestry, wykazy i wnioski
plus System informacji o środowisku
plus Efektywność energetyczna
plus Zawiadomienia
plus Zapytania ofertowe w ramach projektów dofinansowanych z UE
plus Zapytania ofertowe
plus Dialog techniczny
minus Dostęp do Informacji Publicznej
minus Zgłoszenia budowy obiektów budowlanych
plus Gospodarka odpadami komunalnymi
plus Zgromadzenia
plus Ogłoszenia o wolnych etatach
minus Redakcja Biuletynu
plus Programy
plus Plany postępowań zamówień publicznych
plus Biuro Rzeczy Znalezionych
plus Tatyfy dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzenia ścieków
plus Transport publiczny
 Urzędy Centralne
minus Spis adresów
 Informacje
plusPrzetargi
plusOgłoszenia
plusObwieszczenia
 Podział administracyjny kraju
 Urzędy pracy w Polsce
 Urzędy skarbowe w Polsce
A A A


 

 

 

 
 
Pieczęć Nagłówkowa
 

KWiA-I-0913/6/2009
 
Opole, 25.03.2009 r.
PROTOKÓŁ KONTROLI nr 6/2009 
 
Jednostka kontrolowana
Wydział Administracyjno Gospodarczy – Kancelaria Ogólna
 
Nazwa organu sprawującego nadzór
Prezydent Miasta Opola
 
Termin przeprowadzenia kontroli
17.02.2009 r. – 15.03.2009 r.
 
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
 
Monika Pijanka – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu 
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
Nr 24/2009
Nr 25/2009 
Przedmiot kontroli
Przestrzeganie przez Kancelarię Ogólną zasad dekretacji i obiegu dokumentów w Urzędzie Miast Opola.
 
Okres objęty kontrolą
styczeń – luty 2009 r. 
Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe
Danuta Juszczak Puppel – Naczelnik Wydziału Administracyjno Gospodarczego
 
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali
Danuta Juszczak Puppel – Naczelnik Wydziału Administracyjno Gospodarczego
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))podinspektor w Referacie Kancelarii Ogólnej
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))– Zastępca Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego 
 
Podstawy prawne
  1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999 r. z późniejszymi zmianami).
  2. Zarządzenie nr OR-I-0152-15/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 16 stycznia 2007 r. w sprawie postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą – tajemnica skarbowa w Urzędzie Miasta Opola.
  3. Zarządzenie nr OR-I-0152-57/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia procedury ustalającej zasady wysyłania przesyłek pocztowych w Urzędzie Miasta Opola.
  4. Pismo Sekretarza Miasta Opola nr OR-I-0180-17/07 z dnia 2lipca 2007 r. w sprawie zasad dekretacji i obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Opola.
 
Cel kontroli
Celem kontroli była ocena zgodnego z obowiązującymi przepisami i procedurami przestrzegania przez Kancelarię Ogólną zasad dekretacji i obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta.
 
Techniki zastosowane podczas postępowania
 
Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zgromadzonego materiału - dzienników wpływu i wypływu korespondencji, dokumentów źródłowych tj. korespondencji wpływającej oraz wypływającej na zewnątrz Urzędu, ich prawidłowej rejestracji, terminowego przekazywania jej adresatowi oraz zakresów czynności pracowników i kadry kierowniczej.
Wymienione dowody zostały przeanalizowane w następującym zakresie:
 
ü      Prawidłowości dekretacji dokumentów przez Kancelarię Ogólną wpływających z zewnątrz.
ü      Prawidłowości przestrzegania spraw formalnych dotyczących korespondencji przychodzącej (podpisy, parafki, pieczęcie).
ü      Prawidłowości przestrzegania procedur dotyczących korespondencji wychodzącej na zewnątrz Urzędu.
ü      Uzyskania od naczelników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta opinii dotyczących funkcjonowania sytemu obiegu dokumentów.
 
Poza analizą dokumentacji uzyskano w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustne wyjaśnienia od naczelnika Wydziału Danuty Juszczak Puppel oraz pracownika Kancelarii Ogólnej podinspektor (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))w związku z prowadzonym postępowaniem.
Analizą objęto całość zgromadzonego materiału w tym wytypowane dokumenty za okres objęty kontrolą. W oparciu o zgromadzone do kontroli dokumenty zbadano prawidłowość postępowania z korespondencją przychodzącą i wychodzącą z Urzędu Miasta w oparciu o przepisy instrukcji kancelaryjnej oraz przepisy wewnętrzne (zarządzenia Prezydenta Miasta Opola).
 
Informacje ogólne dotyczące funkcjonowania Referatu Kancelaria Ogólna
 
§         W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, że Referat Kancelaria Ogólna funkcjonuje w oparciu o Zarządzenie Wewnętrzne Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego Nr AG 0147/3/08 z dnia 08.09.2008 r. (akta kontroli tom I s. 1-6) w sprawie organizacji pracy Wydziału.
Zgodnie z zakresem kontroli badaniu poddano dokumentację Kancelarii Ogólnej, w której na przestrzeni badanego okresu zatrudnionych było czterech pracowników, w tym (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) kierownik Kancelarii Ogólnej, która w trakcie prowadzonych czynności przebywała na urlopie macierzyńskim.
Wyżej wymienione zarządzenie dotyczące organizacji pracy Wydziału oraz opisy większości stanowisk pracy w sposób zadawalający precyzują podział dotyczący nadzoru oraz odpowiedzialności za prawidłowe funkcjonowanie Referatu (akta kontroli tom I s. 7-19).
W jednym natomiast przypadku zdaniem kontrolujących nie zachowano wyżej wymienionych wymogów. Dotyczy to upoważnienia do zastępstwa w trakcie nieobecności kierownika Referatu jakie wydane zostało pracownikowi Kancelarii Ogólnej Pani (Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198)) (akta kontroli tom I s. 20). Zgodnie bowiem z opisem stanowisk pracy w razie nieobecności kierownika Kancelarii Ogólnej zstępować go powinien Kierownik Referatu Administracyjnego bądź Referatu Gospodarczego co również nie zostało odpowiednio doprecyzowane w opisie stanowiska pracy.
Zgodnie z § 3 ust 6 wyżej wymienionego zrządzenia w sprawie organizacji pracy Wydziału do zadań Referatu Kancelaria Ogólna należało:
a)    prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu:
- prowadzenie rejestru przesyłek pocztowych wymagających rejestracji,
- wysyłanie i przyjmowanie poczty,
- organizowanie sprawnego i szybkiego przepływu korespondencji,
     b) prowadzenie małej poligrafii,
     c) prowadzenie spraw związanych z maszynopisaniem,
     d) prowadzenie spraw pieczęci urzędowych,
     e) prowadzenie spraw rzeczy znalezionych, przechowywanie rzeczy zagubionych, przechowywanie rzeczy znalezionych,
     f) przyjmowanie zawiadomień o znalezieniu rzeczy zagubionych,
     g) obsługa centrali telefonicznej.
 
Rejestry korespondencji przychodzącej do Urzędu Miasta
W celu zbadania sposobu rejestracji korespondencji przychodzącej do Urzędu Miasta Opola analizie poddano prowadzone przez Kancelarię Ogólną rejestry pod kątem legalności, rzetelności oraz bieżącej kontroli dokonywanych wpisów w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami), oraz Zarządzenia Wewnętrznego Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego w sprawie organizacji pracy Wydziału z dnia 08.09.2008 r.
Analiza ww. Zarządzenia wykazała, iż zawiera ono informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Referatu – Kancelaria Ogólna w ramach struktury Wydziału.
Ustalono również, że prowadzone w Kancelarii Ogólnej rejestry wpływu korespondencji są nieprawidłowe. Błędy polegają na umieszczaniu wpisów niezgodnie z treścią nagłówków znajdujących się w nich.
 
 Stwierdzono ponadto, że wpisów w przedmiotowych rejestrach dokonują pracownicy zgodnie z opisami stanowisk pracy.
W związku z uchybieniami zwianymi z rejestracją korespondencji w ww. rejestrach odpowiednie wyjaśnienia w sprawie złożył Naczelnik Wydziału Administracyjno Gospodarczego w dniu 20 marca 2009 r. (akta kontroli tom I s. 21).
Ze złożonych wyjaśnień wynika, że „zakup niedostosowanych ksiąg do rejestracji wpływającej korespondencji spowodowany jest względami ekonomicznymi, ponieważ wydrukowanie książki na specjalne potrzeby Urzędu Miasta jest kilkakrotnie droższe od zakupu gotowej książki.”
Z wyjaśnień tych wynika również, iż „na potrzeby kancelarii kupowanych jest około 60 książek, których koszt wynosi około 1200 zł. Przy zapisie stosowanym na co drugiej stronie koszt wynosiłby około 2400 zł. Druk i oprawa książek korespondencyjnych wykonanych na potrzeby Urzędu Miasta wyniosła by w granicach 6000 – 8000 zł.”
W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że podstawą prawną w oparciu o którą funkcjonują rejestry jest zapis § 20 ust. 1-3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków między gminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319 z późniejszymi zmianami) oraz zapis § 3 ust. 6 pkt. 1 ppkt. a – c Zarządzenia Wewnętrznego Nr AG 0147/3/08 Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego z dnia 08.09.2008 r. w sprawie organizacji pracy Wydziału.
 
W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono, że w Referacie Kancelarii Ogólnej do rejestracji korespondencji przychodzącej prowadzone są cztery ewidencje:
 
ü      Ewidencja nr 1, w której rejestrowana jest korespondencja przychodząca do – GNGiK, SO, KM, USC (akta kontroli tom I s. 22-24),
ü      Ewidencja nr 2, w której rejestrowana jest korespondencja przychodząca do – ZO, EiPR, MRK, L, Inż.M., JRP, OR, BU, AG, IM, OśR, BRM, KWiA, RPP, ZK, KSiT, B, FK, ŚS, GiPM, PS, OŚ, PNOS, PWOP, NSP, BSM, UAB, I, Archiwum zakładowe, Sekretariaty: I, II, III, IV, V (akta kontroli tom I s. 25-27),
ü      Ewidencja nr 3, w której rejestrowana jest korespondencja przychodząca do – Zespołu Radców Prawnych (askta kontroli tom I s. 28-29),
ü      Ewidencja nr 4, w której rejestrowana jest korespondencja przychodząca z Urzędu Wojewódzkiego (akta kontroli tom I s. 30-31). 
 
Korespondencja przychodząca dostarczana jest do Kancelarii Ogólnej codziennie w godzinach między 8.30 - 9.30. Otrzymana korespondencja jest opieczętowywana datą wpływu i dzielona na listy zwykłe, polecone oraz listy zwrócone.
W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że poczta adresowana do Urzędu Miasta Opola jest otwierana, dekretowana i rejestrowana na wydziały merytoryczne w wymienionych wyżej ewidencjach korespondencyjnych za wyjątkiem Urzędu Stanu Cywilnego.
Korespondencja zarejestrowana w ewidencjach posiada swój kolejno podporządkowany numer nie powtarzający się w danym roku kalendarzowym. Zarejestrowana poczta na poszczególne wydziały i sekretariaty gromadzona jest w teczkach do podpisu i jest odbierana za pisemnym potwierdzeniem w ewidencji korespondencji przez upoważnionych pracowników wyznaczonych przez kierowników wydziałów.
Dla zobrazowania ilości korespondencji rejestrowanej w ww. ewidencjach Kancelarii Ogólnej dokonano przeliczenia wpisów za miesiąc styczeń 2009 r. w wyniku którego stwierdzono, że:
 
1.     w ewidencji nr I zarejestrowano 1322 szt. Korespondencji,
2.     w ewidencji nr II zarejestrowano 1604 szt. Korespondencji,
3.     w ewidencji nr III zarejestrowano 44 szt. Korespondencji,
4.     w ewidencji nr IV zarejestrowano 71 szt. Korespondencji.
 
Zgodność ilości zarejestrowanej poczty , która wpłynęła do Urzędu Miasta Opola i została zarejestrowana w odpowiednich ewidencja Kancelarii Ogólnej potwierdzona została w piśmie nr AG-0115/13/09 z dnia 25 lutego 2009 r. (akta kontroli tom I s. 32).
Prawidłowość dekretacji i rejestracji dokumentów w ewidencjach korespondencji
 
Badaniu poddano 53 dokumenty, które przekazane zostały z Kancelarii Ogólnej do:
ü      Biura Spraw Międzynarodowych,
ü      Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu,
ü      Wydziału Gospodarki i Promocji Miasta.
Badanie przeprowadzono pod kątem prawidłowej rejestracji dokumentu w dzienniku korespondencji (wydział , referat) oraz prawidłowego umieszczenia pieczęci wpływu oraz parafy osoby dokonującej operacji.
Wyniki badań umieszczono w tabeli nr 1.
 
Tab. nr1
 
 
Lp
 
 
Data wpływu pisma do wydziału
 
 
Pismo zewnętrzne
 
Pismo wewnętrzne
 
Pieczęć wpływu do kancelarii
 
Parafa
 
Uwagi
 
 
BIURO SPRAW MIĘDZYNARODOWYCH
 
 
1
 
 
26.11.2008r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
-
 
-
 
2
 
 
09.01.2008r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
-
 
-
 
3
 
 
23.12.2008r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
-
 
-
 
4
 
 
16.01.2008r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
-
 
-
 
5
 
 
22.01.2009r.
do Wydziału Gospodarki i Promocji Miasta
 
 
 
23.01.2009r. Biuro Spraw Międzynarodowych
 
 
 
 
 
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
-
 
 
 
6
 
 
03.01.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
-
 
-
 (akta kontroli tom I s. 33-38)
 
 
 
WYDZIAŁ KONTROLI WEWNĘTRZNEJ I AUDYTU
 
 
7
 
 
17.09.2008r.
Wydział Organizacyjny
 
18.09.2008r.
Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
 
-
 
TAK
 
-
 
-
 
-
 
8
 
 
01.10.2008r.
Biuro Rady Miasta
 
02.10.2008 r. Sekretariat Prezydenta
 
06.10.2008 r. Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
 
-
 
TAK
 
-
 
-
 
-
 
9
 
 
13.10.2008r.
 
TAK
 
-
 
13.10.2008r.
 
brak
 
Brak kolejnego numeru
 
10
 
 
23.10.2008r.
 
TAK
 
-
 
-
 
-
 
Pismo skierowane bezpośrednio od Prezydenta do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu
 
11
 
 
20.11.1008r.
 
TAK
 
-
 
10.11.2008r.
 
brak
 
-
 
12
 
 
02.12.2008r.
 
TAK
 
-
 
01.12.2008r.
 
brak
 
-
 
13
 
 
01.12.2008r.
 
TAK
 
-
 
27.11.2008r.
 
brak
 
-
 
14
 
 
16.12.2008r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
-
 
Pismo skierowane bezpośrednio od Prezydenta do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu
 
 
 
15
 
 
23.12.2008r.
 
TAK
 
-
 
18.12.2008r.
 
brak
 
-
 
 
 
 
16
 
 
12.01.2009r.
 
-
 
TAK
 
06.01.2009r.
 
brak
 
-
 
 
17
 
 
08.01.2009r.
 
TAK
 
-
 
-
 
-
 
Pismo bezpośrednio dostarczone do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu
 
18
 
 
12.01.2009r.
 
TAK
 
-
 
-
 
 
 
Pismo do wiadomości WKWiA
 
19
 
 
13.01.2009r.
 
TAK
 
-
 
09.01.2009r.
 
brak
 
-
 
 
 
20
 
 
21.01.2009r.
 
TAK
 
-
 
20.01.2009r.
 
brak
 
-
 
21
 
 
13.02.2009r.
Sekretariat nr 3
 
13.02.2009r.
Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
 
 
TAK
 
-
 
-
 
-
 
-
 
22
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
26.02.2009r.
 
tak
 
-
 
23
 
 
24.02.2009r.
 
TAK
 
-
 
-
 
-
 
Pismo wpłynęło bezpośrednio do Wydziału Kontroli Wewnętrznej i Audytu z pominięciem Kancelarii Ogólnej
 
24
 
 
05.02.2009r.
 
TAK
 
-
 
 
04.02.2009r.
 
brak
 
-
 
25
 
 
05.02.2009r.
 
TAK
 
-
 
05.02.2009r.
 
Brak
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
-
(akta kontroli tom I s. 39-57)
 
 
Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
 
 
26
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie i kopercie
 
 
brak
 
-
 
27
 
 
02.03.2009r.
 
Tak
 
-
 
02.03.2009r.
 
brak
 
-
 
 
 
 
28
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
02.03.2009r.
 
brak
 
-
 
29
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
02.03.2009r.
 
brak
 
-
 
 
 
 
30
 
 
02.03.2009r.
 
 
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
31
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
 
32
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
33
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
02.03.2009r.
 
brak
 
-
 
34
 
 
02.03.2009r.
 
Tak
 
-
 
02.03.2009r.
 
brak
 
-
 
35
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
02.03.2009r.
 
brak
 
-
 
36
 
 
02.03.2009r.
 
-
 
TAK
 
-
 
 
-
 
-
 
37
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
38
 
 
02.03.2009r.
 
-
 
TAK
 
-
 
-
 
-
 
39
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
27.02.2009r.
 
brak
 
-
 
40
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
02.03.2009r.
 
brak
 
-
 
41
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
02.02.2009r.
 
brak
 
Nieprawidłowa data wpływu na pieczęci Kancelarii Ogólnej
 
 
42
 
 
02.03.2009r.
 
Tak
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
43
 
 
02.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
02.03.2009r.
 
-
 
-
 
44
 
 
03.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
45
 
 
03.03.2009r.
 
Tak
 
-
 
03.03.2009r.
 
-
 
-
 
 
 
 
46
 
 
03.03.2009r.
 
Tak
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
47
 
 
03.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
48
 
 
03.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
49
 
 
03.03.2009r.
 
-
 
TAK
 
-
 
-
 
-
 
50
 
 
03.03.2009r.
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
-
 
51
 
 
04.03.2009r.
 
-
 
Tak
 
-
 
-
 
-
 
 
 
 
52
 
 
04.03.2009r.
 
 
TAK
 
-
 
Brak na piśmie
 
brak
 
 
 
53
 
 
03.03.2009r.
 
 
TAK
 
-
 
03.03.2009r.
 
brak
 
-
(akta kontroli tom I s. 58-85)
 
 
W wyniku analizy 53 dokumentów za okres od września 2008 r. do marca 2009 r. umieszczonych w ww. tabeli zespół kontrolny ustalił co następuje:
 
  1. brak pieczęci wpływu na dokumentach w 19 przypadkach,
  2. brak parafy pracownika kancelarii dokonującego rejestracji dokumentu na pieczęci wpływu w 32 przypadkach,
  3. parafę osoby dokonującej rejestracji dokumentu w ewidencji korespondencji stwierdzono tylko w 1 przypadku,
  4. na podstawie zbadanej korespondencji w 7 przypadkach pieczęć kancelarii nie była wymagana gdyż dotyczyła korespondencji wewnętrznej Urzędu.
 
W trakcie prowadzonych czynności kontrolnych ustalono, że pieczęć wpływu do Kancelarii Ogólnej umieszczana jest przez pracowników na kopertach, a nie na korespondencji. Ustalono w trakcie badania dokumentacji że większość kopert nie jest przechowywana w wydziałach. Dotyczy to przede wszystkim listów zwykłych, które stanowią zdecydowaną większość rejestrowanej korespondencji. Koperty takie nie są przechowywane a ich brak powoduje kłopot z ustaleniem daty wpływu do Kancelarii Ogólnej.
W związku z powyższym w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych Naczelnik Wydziału Administracyjno Gospodarczego w dniu 9 marca 2009 r. wydał pracownikom Kancelarii Ogólnej ustne polecenie umieszczania pieczęci wpływu nie na kopertach a jedynie na korespondencji. O zaistniałej zmianie zespół kontrolujący poinformowany został telefonicznie przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego w dniu 24.03.2009 r.
 
Prawidłowość postępowania dotycząca korespondencji wychodzącej z Urzędu Miasta.
 
W wyniku przeprowadzonych czynności sprawdzających zespół kontrolny ustalił, iż na terenie Urzędu Miasta Opola obowiązuje procedura w sprawie zasad wysyłania przesyłek pocztowych w Urzędzie Miasta wprowadzona zarządzeniem nr OR.I-57/07 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 kwietnia 2007 r. (akta kontroli tom I s. 86-93). Uzyskano również pisemne wyjaśnienia Naczelnika Wydziału Administracyjno Gospodarczego dotyczące wysyłki korespondencji zwykłej i poleconej (akta kontroli tom I s. 94).
 
W oparciu o wyżej wymienione dokumenty dokonano analizy postępowania przy wysyłce korespondencji i ustalono co następuje:
 
  1. Wysyłka korespondencji zwykłej
    • sprawdzenie czy korespondencja, przekazana przez wydziały do wysyłki jest prawidłowo zaadresowana i opieczętowana,
    • uzupełnienie brakujących danych i pieczęci jeśli takich brakuje,
    • dzielenie i liczenie korespondencji dostarczonej przez wydziały celem uzyskania danych mówiących o ilości wysłanej korespondencji z poszczególnych wydziałów. Na podstawie tych danych dzielone są koszty - dekretacja na fakturach otrzymywanych z Poczty Polskiej,
    • ważenie korespondencji ze względu na zróżnicowane ceny przesyłek,
    • sporządzanie zestawienia dziennego wysyłki korespondencji zwykłej.
 
Zestawienia dzienne wysyłki korespondencji zwykłej z dnia 8 stycznia 2009r. i 4 lutego 2009 r. stanowią załącznik do protokołu (akta kontroli tom I s. 95-100).
 
  1. Wysyłka korespondencji poleconej
    • przyjmowanie korespondencji do wysyłki z wydziałów wraz z zestawieniem w wersji elektronicznej,
    • sprawdzenie kolejności ułożenia korespondencji z kolejnością w zestawieniu,
    • sporządzenie w wersji elektronicznej protokołu dziennego, odrębnie dla wysyłki krajowej, odrębnie dla zagranicznej,
    • nadanie numeru przesyłki oraz wpisanie go wraz z wagą przesyłki do protokołu dziennego,
    • uzupełnienie brakujących danych adresowych, pieczęci, zwrotnych potwierdzeń odbioru
    • pakowanie wysyłanej poczty wraz dwoma egzemplarzami protokołów dziennych.
 
Zestawienia dzienne korespondencji poleconej i priorytetowej z dnia 30 stycznia 2009 r. oraz 4 lutego 2009 r. stanowią załącznik do protokołu (akta kontroli tom I s. 101-260).
 
Przeprowadzona analiza trybu postępowania dotyczącego korespondencji wychodzącej z Urzędu Miasta zdaniem kontrolujących realizowana jest w sposób prawidłowy i nie budzi zastrzeżeń zespołu kontrolnego.
Opinie naczelników wydziałów w sprawie funkcjonowania kancelarii ogólnej
 
W związku z prowadzoną kontrolą w Wydziale Administracyjno Gospodarczym zespół kontrolny wystosował do Naczelników Wydziałów Urzędu Miasta pismo z prośbą o przekazanie uwag dotyczących funkcjonowania Kancelarii Ogólnej i przyjętego systemu obiegu dokumentów (akta kontroli tom I s. 261).
Na ww. pismo odpowiedziało pięciu naczelników wydziałów z czego dwóch nie wniosło żadnych uwag dotyczących funkcjonowania kancelarii ogólnej (akta kontroli tom I s. 262-264).
 
Pozostałe trzy opinie dotyczą między innymi:
 
  1. Braku potwierdzania pism składanych w sekretariatach i kierowanych do Prezydenta i jego zastępców, Sekretarza Miasta Skarbnika oraz wszystkich Naczelników wydziałów.
  2. Przekazywanie pism przez Kancelarię Ogólną , które powinny zostać skierowane do innych wydziałów zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta .
  3. Niewłaściwe wskazywanie komórki organizacyjnej – wiodącej w sprawie w przypadku wielowątkowego tematu sprawy do załatwienia.
  4. Przyjmowanie odpowiedzi na pisma kierowane z Biura Rady Miasta bez podpisów Prezydenta miasta: na zarzuty skarg złożonych do Rady Miasta (akta kontroli tom I s. 265-268).
 
W związku ze zgłaszanymi uwagami dotyczącymi przekazywanej przez Kancelarię Ogólną korespondencji (w pkt 2-3) zespół kontrolny podjął czynności mające na celu ukonkretnienie przedstawionych informacji.
W porozumieniu z wydziałami zgłaszającymi uwagi postanowiono ustalić ile faktycznie pism zostało nieprawidłowo przekazanych do tych wydziałów. Z otrzymanych wyjaśnień wynika, że otrzymana błędnie zadekretowana korespondencja nie jest w tych wydziałach nigdzie rejestrowana, tylko bezzwłocznie odsyłana do Kancelarii Ogólnej bądź wydziału merytorycznego.
W związku z powyższym nie można ustalić ilości błędnie przekazanej korespondencji.
 
 
Zgodnie z §. 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola  stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola oraz zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. w sprawie zmiany Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
 
 
 
 
Jednostka kontrolowana
   
W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. 
 
(podpisy)
 
 
Data: Opole,......                                             
Zespół kontrolny
 
 
 
 
(podpisy)
 
 
Data: Opole, .......
 
 
 
 
 
Podpis Głównego Specjalisty:
 
 
 
 
 
 
Podpis Naczelnika Wydziału:
 
 
 
 
 
 
 
 
 
`
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
 
.................................................................................................................
 
.................................................................................................................
 
.................................................................................................................
 
 
 
 
 
 
 
 
Zmiany w protokole
"Ustalenia na str. ... skreśla się"
 
"Uzupełnienie do str. ... protokołu kontroli"
 
"Treść ustaleń na str. ... otrzymuje brzmienie:"
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Załączniki do pobrania: 2009-05-20 14:08:40 - Wnioski pokontrolne (50.50 kB)
2009-05-20 14:10:39 - Wystąpienie pokontrolne (39.50 kB)

Ilość odwiedzin: 6385
Nazwa dokumentu: Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Kancelaria
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Osoba, która wytworzyła informację: Jacek Spadło, Monika Pijanka
Osoba, która odpowiada za treść: Jacek Spadło, Monika Pijanka
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2009-05-20 14:02:47
Data udostępnienia informacji: 2009-05-20 14:02:47
Data ostatniej aktualizacji: 2009-05-20 14:12:43

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...

corner   corner