logo
Wersja dla niedowidzących
  Miasto Opole
Choose language:       
corner
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
corner
  
corner corner
corner corner
 URZĄD MIASTA OPOLA
minus Dane podstawowe
minus Przedmiot działalności
plus Organizacja Urzędu
plus Ochrona danych osobowych
plus Sprawy komórek organizacyjnych
plus Jednostki podległe
plus Informacje, ogłoszenia, przetargi
minus Kontrole
   plus kontrole jednostek
   minus kontrole wewnętrzne
      minus W. Administarcyjno Gospodarczy
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Budżetu i Finansów
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Kultury Sportu i Turystyki
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Biuro Projektu Ispa
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Wydział Budżetu-Referat Wymiaru Podatków
      minus Biuro Rady Miasta
      minus Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Polityki Społecznej – Referat Świadczeń Rodzinnych
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Inżynierii Miejskiej
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych
      minus Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju
      minus Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Komunikacji
      minus Miejska Informacja Turystyczna
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Spraw Obywatelskich
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu SPOT pn.
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Wydział Finansowo-Księgowy
      minus Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Finansowo-Księgowy
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości
      minus wydział Kultury, Sportu i Turystyki / Kluby sportowe
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii, Lokalowy, Finansowo - Księgowy
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu SPOT pn. „Budowa obwodnicy północnej dla Miasta Opola nr SPOT/2.2/36/04”
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu ZPORR pn. „Budowa węzła komunikacyjnego – ulica Niemodlińska w Opolu”
      minus Wydział Budżetu
      minus Wydział Gospodarki, Nieruchomości, Geodezji i Kartografii
      minus Biuro Spraw Międzynarodowych
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomosciami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus WGNGiK, WKSiT, WOŚiR, MZD
      minus Wydziały Urzędu Miasta Opola
      minus Urząd Stanu Cywilnego
      minus Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Kancelaria
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Wydział Świadczeń Socjalnych
      minus Wydział Budżetu
      minus wydział Kultury, Sportu i Turystyki / Stowarzyszenie
      minus Stosowanie Kpa w zakresie doręczeń. Wydziały UM Opola
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Informatyki
      minus Wydział Komunikacji Referat Wydawania Praw Jazdy
      minus Wydziały Urzędu Miasta Opola - Czynności cywilnoprawne
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydziały Urzędu Miasta - Realizacja obowiązku wynikająca z art. 13 pkt 6 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności
      minus Miejski Rzecznik Konsumentów
      minus Wydział Budżetu
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Oświaty
      minus Kontrola umów pod kątem realizacji przepisów o gwarancji
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Spraw Obywatelskich
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Budżetu, Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydziały UM- Celowość dokonywanych wydatków w § 4390
      minus Biuro Organizacji Transportu Zbiorowego
      minus Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Referat Nieruchomości Skarbu Państwa, Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Referat Lokalowy Urzędu Miasta Opola
      minus Wydziały UM Opola – Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej, Administracyjno-Gospodarczy, Inwestycji Miejskich, Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Finansowo - Księgowy
      minus Wydziały UM Opola – Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej, Administracyjno-Gospodarczy, Inwestycji Miejskich, Gospodarki Nieruchomościami
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Gospodarki Nieruchmosciami
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydział Oswiaty
      minus Biuro Nieruchomosci Skarbu Państwa
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Komunikacji i Transportu Zbiorowego
      minus Wydział Sportu
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Lokalowy
      minus Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomosciami - kontrola kompleksowa
      minus Centrum Dialogu Obywatelskiego
      minus Wydział Podatków i Opłat Lokalnych
      minus Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawnosci
      minus Wydział Sportu
   minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
 ORGANY WŁADZY
plus Prezydent Miasta
plus Rada Miasta
 PRAWO
plus Uchwały
plus Zarządzenia
plus Budżet
plus Sprawozdania finansowe
plus Podatki i opłaty lokalne
minus Statut Miasta Opola
minus Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie
minus NIEODPŁATNA POMOC PRAWNA
 WYBORY
plus Samorząd terytorialny
plus Sejm i Senat RP
plus Prezydent RP
plus Parlament Europejski
plus Wybory do Rad Dzielnic
plus Referendum
plus Wybory Ławników
minus Okręgi Wyborcze, obwody głosowania
 INNE
plus Petycje
plus Analizy
plus Zmiana granic Miasta Opola
plus Planowanie Przestrzenne
plus Spółki prawa handlowego
plus Oświadczenia majątkowe (według stanu majątku na dany rok)
plus Rejestry, wykazy i wnioski
plus System informacji o środowisku
plus Efektywność energetyczna
plus Zawiadomienia
plus Zapytania ofertowe w ramach projektów dofinansowanych z UE
plus Zapytania ofertowe
plus Dialog techniczny
minus Dostęp do Informacji Publicznej
minus Zgłoszenia budowy obiektów budowlanych
plus Gospodarka odpadami komunalnymi
plus Zgromadzenia
plus Ogłoszenia o wolnych etatach
minus Redakcja Biuletynu
plus Programy
plus Plany postępowań zamówień publicznych
plus Biuro Rzeczy Znalezionych
plus Tatyfy dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzenia ścieków
plus Transport publiczny
 Urzędy Centralne
minus Spis adresów
 Informacje
plusPrzetargi
plusOgłoszenia
plusObwieszczenia
 Podział administracyjny kraju
 Urzędy pracy w Polsce
 Urzędy skarbowe w Polsce
A A A


             KW.1711.0007.2015

                   Opole, 17 marzec 2016  r.

 

PROTOKÓŁ KONTROLI  NR 45/2015

 

Jednostka kontrolowana

Wydziały Urzędu Miasta

 

Nazwa organu sprawującego nadzór

Prezydent Miasta Opola

 

Termin przeprowadzenia kontroli

od 16 listopada do 11 grudnia 2015 r.

 

Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko

Jacek Spadło – inspektor w Wydziale Kontroli Wewnętrznej

Radosław Stanek - naczelnik

Wydziału Kontroli Wewnętrznej

 

Przedmiot kontroli

Realizacja procedury delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola  w podróż służbową krajową lub zagraniczną oraz rozliczanie kosztów podróży służbowej w 2014 r.

 

Okres objęty kontrolą

                       2014 r.

 

Imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki – stanowisko służbowe

Anna Plewka – Zastępca Skarbnika Miasta, Naczelnik Wydziału Finansowo-Księgowego

Anna Kwiatkowska – Kazimierska Zastępca Naczelnika Wydziału Organizacyjnego

 

Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:

 

Anna Kwiatkowska–Kazimierska - Zastępca Naczelnika Wydziału Organizacyjnego

(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Kierownik Referatu Kadr

(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– referent Referatu Kadr

(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)– Kierownik Referatu Księgowości Wydatków Budżetowych

 

       Podstawy prawne:

  1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. poz. 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.).
  2. Zarządzenie Nr OR.I-0152-94/06 Prezydenta Miasta Opola z dnia 1 sierpnia 2006 r. w sprawie nadania Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Opola (ze zm.).
  3. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).
  4. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania  oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
  5. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 stycznia 2014 r. w sprawie badań lekarskich osób ubiegających się o uprawnienia do kierowania pojazdami i kierowców (Dz. U. z 2014 r. poz. 949).
  6. Zarządzenie Nr OR-I-120.1.107.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 października 2013 r. w sprawie wprowadzenia procedury delegowania pracowników Urzędu miasta Opola  w podróż służbową krajową lub zagraniczną.

Cel kontroli

Celem kontroli było sprawdzenie prawidłowości realizacji procedury dotyczącej delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną oraz prawidłowość rozliczania kosztów podróży służbowej.

Metodyka przeprowadzenia kontroli

  • Zapoznanie się z procedurą w sprawie delegowania  pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną wprowadzoną Zarządzeniem Nr OR-I-120.1.107.2013 Prezydenta Miasta Opola z dnia 17 października 2013 r.
  • Przedstawienie obowiązującej w Urzędzie Miasta Opola procedury w formie graficznej.
  • Przeprowadzenie badania zgodności rzeczywistego postępowania z wymienioną wyżej procedurą, między innymi:
  • czy wniosek był kompletny,
  • czy przekazano go w systemie SOD do Wydziału Organizacyjnego 3 dni  przed planowanym wyjazdem.
  • czy został on zatwierdzony przez kierownika komórki organizacyjnej,
  • czy został on zatwierdzony przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego pod względem zgodności z procedurą,
  • czy wniosek został zaewidencjonowany w rejestrze delegacji,
  • czy polecenie wyjazdu służbowego zostało zatwierdzone przez Prezydenta Miasta Opla lub inną upoważnioną osobę zgodnie z tabelą w procedurze,
  • czy prawidłowo rozliczono pobraną zaliczę,
  • czy prawidłowo dokonano rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni od dnia powrotu.
  • Zbadanie prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowej na wyłonionej próbie spraw.
  • Przeanalizowanie możliwości optymalizacji kontrolowanej procedury.

KRYTERIA

1. Zgodnie z § 1 Rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej rozporządzenie określa wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej:

1) na obszarze kraju, zwanej dalej "podróżą krajową";

2) poza granicami kraju, zwanej dalej "podróżą zagraniczną".

2. Zgodnie z § 2 z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

3. Zgodnie z § 3 ust. 1 Rozporządzenia  środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

     - Zgodnie z ust. 2 pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

    -  Zgodnie z ust. 3 na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

    - Zgodnie z ust. 4 w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę,

4. Zgodnie z § 5 ust. 1 Rozporządzenia pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

    -  Zgodnie z ust. 2 do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki

Podróż krajowa

5. Zgodnie z § 7 ust. 1 Rozporządzenia  dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

    -  Zgodnie z ust. 2 należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,

b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,

b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

    -  Zgodnie z ust. 3 dieta nie przysługuje:

1) za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadkach, o których mowa w § 10;

2) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

   - Zgodnie z ust. 4 kwotę diety, o której mowa w ust. 1, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 25% diety;

2) obiad - 50% diety;

3) kolacja - 25% diety.

6. Zgodnie z § 9 ust. 1 Rozporządzenia  za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.

7. Zgodnie z § 11 Rozporządzenia na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

Podróż zagraniczna

8. Zgodnie z § 13 ust. 1 Rozporządzenia dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

    - Zgodnie z ust. 3 należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,

c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

9. Zgodnie z § 14 ust. 1 Rozporządzenia pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

    - Zgodnie z ust. 2 kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie - 15% diety;

2) obiad - 30% diety;

3) kolacja - 30% diety.

10. Zgodnie z § 16 ust. 1 Rozporządzenia za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

11.  Zgodnie z § 17 ust. 1 Rozporządzenia pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i  do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą, w której pracownik korzysta z noclegu.

-   zgodnie z ustępem 2 w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1 wyłącznie w jedną stronę przysługuje ryczałt w wysokości 50% diet.

zgodnie z ustępem 3 na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

     -  zgodnie z  ustępem 4 ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:

  1. Odbywa podróż zagraniczną służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem,
  2. Ma zapewnione bezpłatne dojazdy,
  3. Nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.

11. Zgodnie z § 20 ust. 1 Rozporządzenia pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.

    - Zgodnie z ust. 3 rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

USTALENIA KONTROLI

Postępowanie kontrolne przeprowadzone zostało na podstawie zaakceptowanego przez Prezydenta Miasta Opola planu kontroli obowiązującego w 2015 r. Wniosek w sprawie kontroli złożył Pan (Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922)doradca prezydenta w okresie od 01.10.2014 do 04.12.2014 r.

W wyniku przeprowadzonych czynności zespół kontrolny ustalił, iż w dniu 17 października 2013 r. Pierwszy Zastępca Prezydenta Miasta Opola podpisał zarządzenie Nr OR-I.120.1.107.2013 w sprawie wprowadzenia procedury delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną. Procedura ta stanowi załącznik do wymienionego wyżej zarządzenia. Nadzór nad realizacją przedmiotowej procedury powierzono Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego w zakresie rejestracji oraz Naczelnikowi Wydziału Finansowo - Księgowego w zakresie rozliczenia (akta kontroli tom I  s. 1 do 12). Poniżej dla celów kontroli na podstawie ww. procedury przedstawiono schemat graficzny odzwierciedlający tryb postępowania w sprawie delegowania pracownika w podróż służbową krajową lub zagraniczną.                                                                                                                                                                          

      W trakcie czynności kontrolnych na podstawie rejestru delegacji znajdującego się w Wydziale Organizacyjnym ustalono, że w 2014 r. zrejestrowano 755 poleceń wyjazdu służbowego. W oparciu o wymieniony rejestr drogą losową do szczegółowej kontroli wyłoniono 100 delegacji w tym 62 delegacje, w których poniesione zostały koszty wyjazdu służbowego oraz 38 delegacji bezkosztowych (akta kontroli tom I s. 13 do 14). Szczegółową kontrolę przeprowadzono w oparciu o procedurę delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową  lub zagraniczną oraz jej załączniki:

  1. wniosek podróży służbowej krajowej lub zagranicznej (szablon SOD w wersji elektronicznej),
  2. polecenie wyjazdu służbowego (załącznik F1),
  3. preliminarz zagranicznej podróży służbowej (załącznik F2),
  4. rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej (załącznik F3),
  5. umowę w sprawie użycia samochodu prywatnego do odbycia podróży służbowej      (załącznik F4),
  6. ewidencję przebiegu pojazdu dla samochodu prywatnego używanego w celach służbowych (załącznik F5),

Analizą objęto również historię obiegu dokumentu dla każdej wylosowanej delegacji od momentu zrejestrowania wniosku w programie SOD do chwili potwierdzenia załatwienia jej przez pracownika Referatu Kadr (akta kontroli tom I s. 15 do 100).

Szczegółowe dane dotyczące delegacji objętych kontrolą oraz ustalenia zespołu kontrolnego   przedstawiają poniższe tabele nr 1 i 2 . Zaznaczyć przy tym należy iż w tabelach umieszczone zostały jedynie te delegacje w których stwierdzono niezgodności z procedurą polegające na:

- przekroczeniu terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym    wyjazdem,

- braku pod wnioskiem plecenia wyjazdu  służbowego (załącznik F1 do  procedury),

-  przekroczeniu terminu rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego,

- niezłożeniu rozliczenia poniesionych kosztów związanych z przejazdem osoby delegowanej,

- niewypełnieniu przez delegowanego pracownika polecenia wyjazdu służbowego pomimo wypełnienia wniosku,

lub co do których wniesiono różnego typu uwagi.

 Kompletne tabele zawierają zestawienia 100 przeanalizowanych delegacji i włączone zostały do akt kontroli. (akta kontroli tom s. 101 do 136)                                                    

TAB.nr 1

 

 

Lp.

 

Nr delegacji

 

 

 

Kompletność

wniosku

TAK/NIE

 

Przekazanie wniosku podróży służbowej w systemie SOD do Wydziału Organizacyjnego 3 dni przed planowanym wyjazdem

TAK/NIE

 

Zatwierdzenie

wniosku przez

kierownika komórki organizacyjnej

(podpis)

 

 

Zatwierdzenie

wniosku przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego pod względem zgodności z procedurą

(podpis)

 

 

Data rejestracji wniosku w rejestrze delegacji

 

Zatwierdzenie polecenia wyjazdu służbowego przez Prezydenta lub upoważnione osoby zgodnie

 z  tabelą w procedurze

(podpis)

 

 

Prawidłowość

rozliczenia

zaliczki

TAK/NIIE

 

Rozliczenie kosztów wyjazdu

 w ciągu 14 dni od dnia powrotu

TAK/NIE

 

Uwagi dotyczące realizacji procedury przez delegowanych pracowników

 

1

 

 

OR-III.2343.41.2014

 

 

-

 

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

Wniosek anulowany podróż służbowa nie odbyła się

 

 

2

 

 

OR-III.2343.73.2014

 

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

 

 

11.02.2014

 

TAK

 

TAK

 

NIE

 

Przekroczenie terminu rozliczenia kosztów wyjazdu o 4 dni

 

 

3

 

 

OR-III.2343.119.2014

(bezkosztowa)

 

 

Nie

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

06.03.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

4

 

 

OR-III.2343.143.2014

(bezkosztowa)

 

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

 

 

11.03.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

 

 

 

5

 

 

OR-III.2343.192.2014

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

 

14.04.2014

 

TAK

 

-

 

TAK

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień

 

6

 

 

 

OR-III.2343.226.2014

 

 

 

NIE

 

 

TAK

 

 

TAK

 

 

TAK

 

 

05.05.2014

 

 

TAK

 

 

-

 

 

NIE

 

Zgodnie z wyjaśnieniem

Z-cy Naczelnika Wydziału Organizacyjnego pomimo poniesionych kosztów związanych z przejazdem pracownik nie złożył rozliczenia z nieznanych przyczyn

 

 

7

 

OR-III.2343.258.2014

 

 

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

13.05.2014

 

TAK

 

-

 

NIE

Zgodnie z wyjaśnieniem

Z-cy Naczelnika Wydziału Organizacyjnego pomimo zaznaczenia we wniosku szacunkowych kosztów podróży oraz poniesionych kosztów

związanych z przejazdem pracownik

nie złożył rozliczenia z

nieznanych

przyczyn.

 

8

 

 

OR-III.2343.272.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

16.05.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

9

 

 

OR-III.2343.322.2014

(bezkosztowa)

 

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

 

 

22.05.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Pomimo kompletności wniosku podróży służbowej polecenie wyjazdu służbowego nie zostało wypełnione i podpisane pod względem wykonania polecenia służbowego

 

10

 

 

OR-III.2343.338.2014

 

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

 

 

23.05.2014

 

TAK

 

-

 

NIE

 

Przekroczenie terminu rozliczenia kosztów wyjazdu o 17 dni

 

11

 

 

OR-III.2343.353.2014

 

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

-

 

Wniosek podróży służbowej anulowany

 

 

12

 

 

OR-III.2343.364.2014

(bezkosztowa)

 

 

NIE

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

03.06.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

oraz przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni

 

13

 

 

OR-II.2343.388.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

05.06.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

14

 

 

OR-III.2343.396.2014

(bezkosztowa)

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

 

04.06.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień

 

 

15

 

 

OR-III.2343.439.2014

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

12.06.2014

 

TAK

 

-

 

NIE

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o

15 dni

Przekroczenie terminu rozliczenia kosztów wyjazdu o 16 dni.

 

 

16

 

 

OR-III.2343.461.2014

 

 

NIE

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

09.07.2014

 

TAK

 

-

 

NIE

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

Zgodnie z wyjaśnieniem

Z-cy Naczelnika Wydziału Organizacyjnego delegowany

pracownik nie złożył również w wymaganym terminie rozliczenia podróży służbowej z nieznanych przyczyn.

 

 

17

 

 

OR-III.2343.463.2014

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

 

16.07.2014

 

TAK

 

-

 

Tak

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD

przed planowanym wyjazdem o 3 dni

 

 

18

 

 

OR-III.2343.465.2014

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

 

16.07.2014

 

Tak

 

-

 

TAK

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni

 

 

 

 

 

 

19

 

 

OR-III.2343.502.2014

(bezkosztowa)

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

 

13.08.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 3 dni

 

 

20

 

 

OR-III.2343.525.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

01.09.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni.

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

21

 

 

OR-III.2343.531.2014

(bezkosztowa)

 

 

NIE

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

01.09.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

22

 

 

OR-III.2343.534.2014

(bezkosztowa)

 

 

 

NIE

 

 

NIE

 

 

TAK

 

 

TAK

 

 

01.09.2014

 

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

23

 

 

OR-III.2343.539.2014

(bezkosztowa)

 

 

NIE

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

01.09.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

24

 

 

OR-III.2343.547.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

NIE

 

 

TAK

 

TAK

 

01.09.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2

dni

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

25

 

 

OR-III.2343.548.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

01.09.2014

 

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

26

 

OR-III.2343.558.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

NIE

 

TAK

 

 

TAK

 

0109.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

27

 

 

OR-III.2343.579.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

25.07.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

28

 

OR-III.2343.595.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

19.09.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

29

 

 

OR-III.2343.606.2014

(bezkosztowa)

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

 

24.09.2014

 

TAK

 

-

 

-

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień

 

 

30

 

OR-III.2343.668.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

20.10.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

31

 

 

OR-III.2343.680.2014

 

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

Wniosek podróży służbowej anulowany

 

 

32

 

OR-III.2343.737.2014

(bezkosztowa)

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

 

25.10.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień

 

33

 

OR-III.2343.752.2014

(bezkosztowa)

 

NIE

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

16.12.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień

 

34

 

OR-III.2343.753.2014

(bezkosztowa)

 

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

TAK

 

16.12.2014

 

TAK

 

-

 

-

 

Brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego

 

 

35

 

OR-III.2343.723.2014

 

 

TAK

 

NIE

 

TAK

 

TAK

 

 

 

19.11.2014

 

TAK

 

-

 

TAK

 

Przekroczenie

terminu udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 3 dni

  1. W wyniku przeprowadzonej analizy dokumentów źródłowych stwierdzono, że w  18 delegacjach o poniższych numerach:

OR-III.2343.364.2014 poz. 12 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.396.2014 poz. 14 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień,

OR-III.2343.439.2014 poz. 15 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 15 dni,

OR-III.2343.461.2014 poz. 16 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.463.2014 poz. 17 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 3 dni,

OR-III.2343.465.2014 poz. 18 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.502.2014 poz. 19 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 3 dni,  

OR-III.2343.525.2014 poz.20 tab. nr 1  przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.531.2014 poz. 21 tab. 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed   planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.534.2014 poz. 22 tab. 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed   planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.539.2014 poz. 23 tab. 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III..2343.547.2014 poz. 24 tab.nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.548.2014 poz. 25 tab.nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.558.2014 poz. 26 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 2 dni,

OR-III.2343.606.2014 poz.29 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień,

OR-III.2343.737.2014 poz.32 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień,

OR-III.2343.752.2014 poz. 33 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w SOD przed planowanym wyjazdem o 1 dzień,

OR-III.2343.723.2014 poz. 35 tab. nr 1 przekroczono termin udostępnienia wniosku w  SOD przed   planowanym wyjazdem o 3 dni.

Przedstawione powyżej uchybienia zdaniem zespołu kontrolującego są naruszeniem zapisu pkt 5 ppkt 1 procedury w sprawie delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną.

  1.  Czynności kontrolne ujawniły ponadto, iż w trzech przypadkach w poz. nr 1, 11 i 31 tabeli nr 1 nie doszło do realizacji podróży służbowej w związku z anulowaniem wniosku.
  2. W przypadku delegacji nr OR-III.2343.322.2014 (delegacja bezkosztowa) poz. nr 9, tabeli nr 1 stwierdzono, iż mimo kompletności wniosku podróży służbowej polecenie wyjazdu nie zostało wypełnione i podpisane czym naruszono pkt 5 ppkt 13  ww. procedury.
  3. Przeprowadzona analiza dokumentów źródłowych ujawniła w  17 poniżej wymienionych delegacjach (dwóch, w których poniesiono koszty wyjazdu służbowego oraz pozostałych piętnastu bezkosztowych) brak pod wnioskiem polecenia wyjazdu służbowego (załącznik F1 do procedury). Stanowi to 17% przebadanej próby. Brak w dokumentacji wspomnianego załącznika jest zdaniem kontrolujących naruszeniem zapisu pkt 5 ppkt 18 procedury w sprawie delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną.

OR-III.2343.119.2014 poz. 3 tab. nr  1

OR-III.2343.143.2014 poz. 4 tab. nr  1

OR-III.2343.258.2014 poz. 7 tab. nr  1 (delegacja kosztowa)

OR-III.2343.272.2014 poz. 8 tab. nr  1

OR-III.2343.364.2014 poz. 12 tab. nr  1

OR-III.2343.388.2014 poz. 13 tab. nr  1

OR-III.2343.461.2014 poz. 16 tab. nr  1 (delegacja kosztowa)

OR-III.2343.525.2014 poz. 20 tab. nr  1

OR-III.2343.531.2014 poz. 21 tab. nr  1

OR-III.2343.534.2014 poz. 22 tab. nr  1

OR-III.2343.539.2014 poz. 23 tab. nr  1

OR-III.2343.547.2014 poz. 24  tab. nr 1

OR-III.2343.548.2014 poz. 25  tab. nr 1

OR-III.2343.558.2014 poz. 26  tab. nr 1

OR-III.2343.579.2014 poz. 27  tab. nr 1

OR-III.2343.595.2014 poz. 28  tab. nr 1

OR-III.2343.668.2014 poz. 30  tab. nr 1

tabela nr 1 (akta kontroli tom I s. 14 do 24)

  1. W przypadku delegacji nr OR-III.2343.439.2014 poz. nr 15 tabeli nr 1 jej realizacja odbyła się w okresie od 29 do 31.05.2014. Z ustaleń kontroli wynika, iż wniosek podróży służbowej został przygotowany na ustne  polecenie Naczelnika Wydziału Organizacyjnego i umieszczony w programie SOD w dniu 12.06.2014 r. co wynika z historii obiegu dokumentu systemu FINN. Taka sama data widnieje na podpisanym Przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego poleceniu wyjazdu służbowego. Z dokumentacji wynika więc, że delegowany pracownik odbywający podróż służbową nie posiadał w tym czasie polecenia wyjazdu służbowego. Rozliczenie kosztów podróży, którego dokonano w dniu 30.06.2014r. również odbyło się niezgodnie zobowiązującą w Urzędzie Miasta Opola procedurą czym naruszono jej zapisy w pkt 5 ppkt 1,2,3 oraz 14.

Pisemne wyjaśnienia w sprawie w dniu 17.02.2016 r. złożył Kierownik Referatu Kadr(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Wynika z nich, że „ ustne polecenie Naczelnika Wydziału Organizacyjnego dotyczące polecenia wyjazdu służbowego nr OR-III.2343.439.2014 w dniach od 29.05.2014 r. do 31.05.2014 r. związane z pobytem delegacji z miasta partnerskiego Grasse zostało wydane w dniu 29.05.2014 r.” (akta kontroli tom I s. 137).

  1. W trzech przypadkach kontrolujący ustalili, iż nie doszło do rozliczenia kosztów odbytej podróży służbowej czym naruszono zapis pkt 5 ppkt 14 obowiązującej w Urzędzie Miasta Opola procedury delegowania pracowników w podróż służbową krajową lub zagraniczną. Uchybienia te dotyczą delegacji o nr :

 OR-III.2343.226.2014 (cel wyjazdu – szkolenie we Wrocławiu w dniach 15-16.05.2014 r.). Delegowany pracownik złożył w  sprawie ustne wyjaśnienia, z których wynika,  że  podróż służbową  odbył samochodem prywatnym wraz z trzema innymi osobami w związku z odmową przydzielenia samochodu służbowego.

OR-III.2343.258.2014 (cel wyjazdu – szkolenie we Wrocławiu w dniu 16.05.2014 r.). Delegowany pracownik złożył w sprawie ustne wyjaśnienia, z których wynika, iż zapomniał przedłożyć w terminie rozliczenie w związku z dużą ilością obowiązków służbowych.

OR-III.2343.461.2014 ( cel wyjazdu – szkolenie w Katowicach w dniu 10.07.2014 r.). Delegowany pracownik w przeprowadzonej rozmowie wyjaśnił, że zgubił bilet i nie mógł w związku z tym dokonać rozliczenia.

W tabeli nr 2 przeanalizowano prawidłowość rozliczania kosztów podróży służbowej pod kątem zgodności z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W związku z powyższym spośród 100 losowo wyłonionych do kontroli poleceń wyjazdu służbowego szczegółową kontrolą objęto 20 poniżej wymienionych delegacji w tym czterech, dla których pobrano zaliczkę i pozostałych szesnastu, w których poniesione zostały przez delegowanego koszty wyjazdu służbowego.

TAB nr 2

 

Lp.

 

Nr delegacji

 

 

Rozliczenie kosztów podróży służbowej

 

Uwagi

 

Rodzaj delegacji i główne dane niezbędne do jej rozliczenia

 

Rozliczenie delegacji

 

1

 

OR-III.2343.6.2014

 

 

- delegacja zagraniczna (Czechy) 4,5 doby

- dieta dzienna 41€

- zaliczka 120€

- ryczałt na dojazdy 5 dób 10% z 41€

- kurs dnia 1€ = 4,3061

 

 

- dieta 4,5 doby x 41 €=184,50 €

- śniadanie 4 doby x 15% z 41 € = 24,60 €

- kolacje 4 doby x 30% z 41 € = 49,20 €

- dojazdy, przejazdy 20,50 €

184,50 € – 24,60 € – 49,20 € = 110,70 €

110,70 € + 20,50 € = 131,20 €

131,20 € wydatek – 120,00 € zaliczka = 11,20 €

do wypłaty 11,20 € x kurs dnia 4,3061 = 48,23 zł

 

 

Bez uwag

 

2

 

OR-III.2343.36.2014

 

 

- delegacja krajowa

- stawka za 1 km przebiegu pojazdu 0,8358 zł x 36 km = 30,08 zł

- do wypłaty 30,08 zł

 

 

-  samochód własny stawka za 1 km = 0,8358

- przejechane kilometry 36

 

 

Bez uwag

 

 

3

 

OR-III.2343.73.2014

 

- delegacja zagraniczna (Czechy) 4,5 doby

- dieta dzienna 41€

- zaliczka 140€

- ryczałt na dojazdy 3 doby 10% z 41€

- kurs dnia = 4,2955

 

 

 

 

 

 

- dieta 4,5 doby x 41 €=184,50 €

- śniadanie 4 doby x 15% z 41 € = 24,60 €

- dojazdy przejazdy 12,30 €

184,50 € – 24,60 € + 12,30 € = 172,20 €

172,20 € wydatek – 140,00 € zaliczka = 32,20 €

do wypłaty 32,20 € x kurs dnia 4,2955 = 138,31 zł

 

 

Bez uwag

 

4

 

 

OR-III.2343.113.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta 50% od 8 do 12 godz.

 

 - dieta 50% od 8 godz. do 12 godz. = 15,00 zł

   do wypłaty 15,00 zł

 

 

Bez uwag

 

 

 

5

 

 

OR-III.2343.192.2014

 

- delegacja krajowa

- koszty przejazdu koleją w obie strony (bilety kolejowe)

 

 

- koszty przejazdu koleją 18,60 zł + 15,81 zł = 34,41 zł

- do wypłaty 34,41 zł

 

 

Bez uwag

 

6

 

 

OR-III.2343.245.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta pełna 2 doby ponad 12 godz.

- śniadanie 2 doby

- pozostałe koszty (parking)

 

 

- dieta 2 doby x 30,00 zł = 60 zł

- śniadanie 2 doby x 25% diety = 13,80 zł

- koszty parkingu 2,00 zł

  60,00 zł + 13,80 zł + 2,00 zł = 75,80 zł

- do wypłaty 75,80 zł

 

 

Bez uwag

 

7

 

 

OR.III.2343.276.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta pełna powyżej 12 godz. 

 

 

- dieta 100% powyżej 12 godz. = 30,00 zł

  do wypłaty 30,00 zł

 

 

 

Bez uwag

 

8

 

OR-III.2343.338.2014

 

- delegacja krajowa

- ryczałt na dojazdy 2 doby

- dieta pełna powyżej 12 godz.

 

 

- ryczałt na dojazdy 2 doby x 6,00 zł 12,00 zł

- śniadanie 1  x 25% diety = 7,50 zł

- dieta 60,00 zł – 30,00 zł (2 x15,00 zł obiad) – 7,50 zł śniadanie = 22,50 zł

  12,00 zł + 22,50 zł = 34,50 do wypłaty

 

 

Bez uwag

 

 

9

 

 

OR-III.2343.375.2014

 

- delegacja zagraniczna (Czechy) 2,5 doby

- dieta dzienna 41€

- zaliczka 35 €

- śniadanie 2 doby x 15%

- obiad 2 doby x 30%

- kolacja 2 doby x 30%

- kurs dnia 1€ = 4,2943

 

 

- dieta 2,5 doby x 41 €=102,50 €

- śniadanie 2 doby x 15% z 41 € = 12,30 €

- obiad 2 doby x 30% z 41 € = 24,60 €

- kolacje 2 doby x 30% z 41 € = 24,60 €

102,50 € – 12,30 € – 24,60 € - 24,60 € = 41 €

41,00 € wydatek – 35,00 € zaliczka = 6,00 €

do wypłaty 6,00 € x kurs dnia 4,2943 = 25,77 zł

 

 

Bez uwag

 

 

 

 

 

10

 

OR-III.2343.377.2014

 

- delegacja zagraniczna (Czechy) 1,5 doby

- dieta dzienna 41€

- zaliczka 35 €

- śniadanie 1 doba x 15%

- kolacja 1 doba x 30%

- kurs dnia 1€ = 4,2943

 

 

 

- dieta 1,5 doby x 41 € = 54,67 €

- śniadanie 1 doba x 15% z 41 € = 6,15 €

- kolacje 1 doba x 30% z 41 € = 12,30 €

54,67 € – 6,15 € – 12,30 € = 36,22 €

36,22 € wydatek – 35,00 € zaliczka = 1,22 €

do wypłaty 1,22 € x kurs dnia 4,2943 = 5,24 zł

 

 

 

 

Bez uwag

 

11

 

 

OR-III.2343.406.2014

 

- delegacja krajowa

- inne wydatki (przejazd autostradą A4)

- mniej niż 8 godz. dieta nie przysługuje

 

- inne wydatki – opłata za autostradę A4 5,80 zł+6,90 zł+1,10 zł 

= 13,80 zł

- do wypłaty 13,80 zł

 

 

Bez uwag

 

12

 

 

OR-III.2343.465.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta 100% powyżej 12 godz.

 

 

- dieta 100% powyżej 12 godz. = 30,00 zł

- do wypłaty 30,00 zł

 

 

Be uwag

 

13

 

OR.III.2343.479.2014

 

- delegacja zagraniczna (Włochy) 3,5 doby

- dieta dzienna 48 €

- zaliczka 75 €

- śniadanie 3 doby x 15%

- obiad 2 doby x 30%

- kolacja 3 doby x 30%

- kurs dnia 1€ = 4,3377

 

 

- dieta 3,5 doby x 48 €=168,00 €

- śniadania 3 doby x 15% z 48 € = 21,60 €

- obiady 2 doby x 30% z 48 € = 28,80 €

- kolacje 3 doby x 30% z 48 € = 43,20 €

168,00 € – 21,60 € – 28,80 € - 43,20 € = 74,40 €

74,40 € wydatek – 75,00 € zaliczka = 0,6 €

do wypłaty 0,6 € x kurs dnia 4,3377 = 2,60 zł

 

 

Bez uwag

 

 

 

 

 

14

 

 

OR-III.2343.509.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta 50% od 8 do 12 godz.

 

- dieta 50% od 8 do 12 godz. 15,00 zł

- do wypłaty 15,00 zł

 

Bez uwag

 

 

 

15

 

 

OR-III.2343.567.2014

 

- delegacja krajowa

- inne wydatki (przejazd autostradą A4)

 

 

- inne wydatki – opłata za autostradę A4 6,90 zł+6,90 zł  = 13,80 zł

- do wypłaty 13,80 zł

 

 

Bez uwag

 

16

 

 

OR-III.2343.617.2014

 

- delegacja krajowa

- ryczałt na dojazdy

- koszty przejazdu koleją w obie strony (bilety  kolejowe)

 

 

- ryczałt na dojazdy 12,00 zł – 2 doby x 6 zł

- koszty przejazdu koleją 11,70 zł + 8,19 zł + 8,19 zł +   14,90 zł = 42,98 zł

- 12,00 zł + 42,98 zł = 54,98 zł do wypłaty

 

Bez uwag

 

17

 

 

OR-III.2343.662.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta 50% 8 do 12 godz.

-  samochód własny stawka za 1 km = 0,8358

- przejechane kilometry 440

 

 

- dieta 50% od 8 do 12 godz. 15,00 zł

- stawka za 1 km przebiegu pojazdu 0,8358 zł x 440 km = 367,75 zł

- do wypłaty 367,75 zł

 

Bez uwag

 

 

 

18

 

 

OR-III.2343.747.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta 50% 8 do 12 godz.

- inne wydatki ( przejazd autostradą A4)

 

 

- dieta 50% od 8 do 12 godz. 15,00 zł

- inne wydatki – opłata za autostradę A4 6,90 zł+6,90 zł  = 13,80 zł

 dieta 15,00 zł + 13,80 opłata autostrady A4 = 28,80 zł do wypłaty

 

 

Bez uwag

 

 

 

19

 

 

OR-III.2343.723.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta 50% 8 do 12 godz.

 

 

- dieta 50% od 8 do 12 godz. 15,00 zł

- do wypłaty 15,00 zł

 

Bez uwag

 

20

 

 

OR-III.2343.728.2014

 

- delegacja krajowa

- dieta

- koszty przejazdu koleją w obie strony (bilety  kolejowe)

 

 

- dieta 22,50 zł

- koszty przejazdu koleją 15,81 zł + 15,81 zł = 31,62 zł

- 22,50 zł + 31,62 zł = 54,12 zł do wypłaty

 

Bez uwag

         W wyniku przeprowadzonej szczegółowej analizy  wymienionych w powyższej tabeli  rozliczeń wyjazdów służbowych pracowników Urzędu Miasta Opola w 2014 r. ustalono, że nieprawidłowości w tym zakresie nie występują (akta kontroli tom I s. 138 do 147).

W zakresie optymalizacji procedury delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową lub zagraniczną

W celu ustalenia możliwości optymalizacji procedury delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną zespół kontrolny przeprowadził rozmowy z Zastępcą Naczelnika Wydziału Organizacyjnego Panią Anną Kwiatkowską - Kazimierską oraz Kierownikiem Referatu Kadr(Wyłączono na podstawie ustawa z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych tj. Dz. U. z 2016 r. poz.922). Rozmowy dotyczyły oczekiwań i potrzeb w zakresie ewentualnych zmian w funkcjonującej procedurze. Wymienione osoby nie zgłosiły potrzeby modyfikacji procedury.

Ponadto zespół kontrolny przeanalizował na podstawie losowo wybranych  delegacji prawidłowość realizacji procedury. Spostrzeżenia i ustalenia przedstawione zostały w niniejszym protokole. Większość stwierdzonych rozbieżności dotyczyła kwestii porządkowych i zadaniem zespołu kontrolnego nie wymaga działań korekcyjnych. Biorąc pod uwagę sposób funkcjonowania  procedury oraz jej praktyczne zastosowanie kontrolujący proponują jednak aby  wyłączyć z obowiązku wypełniania wniosku podróży służbowej umieszczanego w systemie SOD trzy dni przed planowaną podróżą Prezydenta, jego zastępców, Skarbnika oraz Sekretarza Miasta Opola. Powyższa propozycja wynika z tego, iż w praktyce występują przypadki podejmowania decyzji o konieczności podróży służbowej ww. osób w terminie krótszym niż trzy dni przed wyjazdem, a czasem  bezpośrednio tuż przed nim.

Z poczynionych ustaleń zespołu kontrolnego wynika, że badana procedura nie stanowi dużego obciążenia dla pracowników delegowanych w podróż służbową. W dużej części wynika to z tego, iż istotna część czynności realizowana jest przez wyznaczonych pracowników Wydziału Organizacyjnego. Taką sytuację zespół kontrolny ocenia pozytywnie.

Ponadto zespół kontrolny zwrócił uwagę na fakt podpisywania przez Prezydenta Miasta Opola złącznika nr 5 do procedury – ewidencji przebiegu pojazdu. Zdaniem kontrolujących cedowanie na Prezydenta Miasta obowiązku weryfikacji rozliczenia przebiegu pojazdu jest nieadekwatne do pełnionej przez niego funkcji. Zgodnie z informacjami przekazanymi przez pracowników Wydziału Organizacyjnego w 2015 r. obowiązek ten został przekazany na zasadzie upoważnienia innym pracownikom Urzędu Miasta.

Zespół kontrolny zwrócił również uwagę na zbieżność oraz podobieństwo zapisów pkt 5 ppkt 3 i 19 procedury. W obu przypadkach zapisy procedury odnoszą się do zwrotu wniosku wnioskodawcy w przypadku jego nieprawidłowego wypełnienia.

Podsumowanie wyników kontroli

Na podstawie przeprowadzonego postępowanie kontrolnego w zakresie prawidłowości funkcjonowania procedury dotyczącej delegowania pracowników Urzędu Miasta Opola w podróż służbową krajową lub zagraniczną oraz prawidłowości rozliczania kosztów podróży służbowej na próbie 100 losowo wybranych delegacjach zespół kontrolny stwierdził między innymi:

  1. Przekroczenia przez delegowanych pracowników terminu udostępnienia wniosku podróży służbowej w SOD. Przekroczenia te wahały się w przedziale od 1 do 3 dni a w jednym przypadku wyniosły nawet 15 dni.
  2. Brak pod wnioskiem delegowanego pracownika polecenia wyjazdu służbowego w 17 przypadkach ( w tym 15, w których nie poniesiono żadnych kosztów oraz 2, w których takie koszty wystąpiły).
  3. Przekroczenia terminu rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego przez delegowanych pracowników w przedziale od 4 do 17 dni.
  4. Nie złożenie przez delegowanych pracowników rozliczenia poniesionych kosztów wyjazdu służbowego z nieznanych przyczyn w 3 przypadkach.
  5. W jednym przypadku pomimo kompletności wniosku podróży służbowej, polecenie wyjazdu nie zostało odpowiednio wypełnione i podpisane przez delegowanego pracownika.
  6. Rozliczania delegacji przez delegowanych pracowników pod kątem finansowym przeprowadzone zostały  zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem

Ustalono ponadto, iż w dwóch przypadkach na 100 skontrolowanych wniosek podróży służbowej został anulowany gdyż podróż nie odbyła się. Odpowiednia adnotacja umieszczona została na niezrealizowanych wnioskach.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono Naczelnikom kontrolowanych Wydziałów. 

 

Zgodnie z § 20 ust.1-2  Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.I-0120.1.77.2012 z dnia 25 maja  2012 r. dyrektor jednostki kontrolowanej ma prawo przedstawić  umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia składane są w formie pisemnej w terminie 7 dni roboczych od dnia potwierdzenia odbioru protokołu.

            

         Jednostka kontrolowana

 W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. 

(podpisy)

Data: ........................

            Zespół kontrolny

                   (podpisy)

 

Data:....................

 

 

Załączniki do pobrania: 2016-10-13 14:55:17 - wystąpienie pokontrolne (17.23 kB)

Ilość odwiedzin: 1183
Nazwa dokumentu: Wydział Organizacyjny
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnętrznej
Osoba, która wytworzyła informację: Agnieszka Lisiecka
Osoba, która odpowiada za treść: Jacek Spadło, Tadeusz Lech
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2016-10-13 14:44:44
Data udostępnienia informacji: 2016-10-13 14:44:44
Data ostatniej aktualizacji: 2016-10-13 14:55:51

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...

corner   corner