logo
Wersja dla niedowidzących
  Miasto Opole
Choose language:       
corner
Statystyki
Rejestr zmian
Mapa strony
Instrukcja biuletynu
Pliki do pobrania
corner
  
corner corner
corner corner
 URZĄD MIASTA OPOLA
minus Dane podstawowe
minus Przedmiot działalności
plus Organizacja Urzędu
plus Ochrona danych osobowych
plus Sprawy komórek organizacyjnych
plus Jednostki podległe
plus Informacje, ogłoszenia, przetargi
minus Kontrole
   plus kontrole jednostek
   minus kontrole wewnętrzne
      minus W. Administarcyjno Gospodarczy
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Budżetu i Finansów
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Kultury Sportu i Turystyki
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Biuro Projektu Ispa
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Wydział Budżetu-Referat Wymiaru Podatków
      minus Biuro Rady Miasta
      minus Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Polityki Społecznej – Referat Świadczeń Rodzinnych
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Inżynierii Miejskiej
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych
      minus Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju
      minus Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Komunikacji
      minus Miejska Informacja Turystyczna
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Spraw Obywatelskich
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu SPOT pn.
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Wydział Finansowo-Księgowy
      minus Wydział ds. Europejskich i Planowania Rozwoju
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Finansowo-Księgowy
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Referat Kontroli Finansowej, Egzekucji i Sprawozdawczości
      minus wydział Kultury, Sportu i Turystyki / Kluby sportowe
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii, Lokalowy, Finansowo - Księgowy
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu SPOT pn. „Budowa obwodnicy północnej dla Miasta Opola nr SPOT/2.2/36/04”
      minus Jednostki zaangażowane w realizację Projektu współfinansowanego z programu ZPORR pn. „Budowa węzła komunikacyjnego – ulica Niemodlińska w Opolu”
      minus Wydział Budżetu
      minus Wydział Gospodarki, Nieruchomości, Geodezji i Kartografii
      minus Biuro Spraw Międzynarodowych
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomosciami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus WGNGiK, WKSiT, WOŚiR, MZD
      minus Wydziały Urzędu Miasta Opola
      minus Urząd Stanu Cywilnego
      minus Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy, Kancelaria
      minus Wydział Administracyjno-Gospodarczy
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Wydział Świadczeń Socjalnych
      minus Wydział Budżetu
      minus wydział Kultury, Sportu i Turystyki / Stowarzyszenie
      minus Stosowanie Kpa w zakresie doręczeń. Wydziały UM Opola
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Wydział Informatyki
      minus Wydział Komunikacji Referat Wydawania Praw Jazdy
      minus Wydziały Urzędu Miasta Opola - Czynności cywilnoprawne
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydziały Urzędu Miasta - Realizacja obowiązku wynikająca z art. 13 pkt 6 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności
      minus Miejski Rzecznik Konsumentów
      minus Wydział Budżetu
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Zakład Obsługi Technicznej Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus Wydział Gospodarki i Promocji Miasta
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Oświaty
      minus Kontrola umów pod kątem realizacji przepisów o gwarancji
      minus Wydział Oświaty
      minus Wydział Lokalowy
      minus Wydział Spraw Obywatelskich
      minus Wydział Polityki Społecznej
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Pełnomocnik ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi.
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Budżetu, Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydziały UM- Celowość dokonywanych wydatków w § 4390
      minus Biuro Organizacji Transportu Zbiorowego
      minus Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Geodezji i Kartografii
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Referat Nieruchomości Skarbu Państwa, Wydział Zarządzania Zasobem Komunalnym
      minus Wydział Kultury, Sportu i Turystyki
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej
      minus Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa
      minus Referat Lokalowy Urzędu Miasta Opola
      minus Wydziały UM Opola – Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej, Administracyjno-Gospodarczy, Inwestycji Miejskich, Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Finansowo - Księgowy
      minus Wydziały UM Opola – Infrastruktury Technicznej i Gospodarki Komunalnej, Administracyjno-Gospodarczy, Inwestycji Miejskich, Gospodarki Nieruchomościami
      minus Referat Nieruchomości Skarbu Państwa
      minus Wydział Inwestycji Miejskich
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomościami
      minus Wydział Podatków i Opłat Lokalnych Urzędu Miasta Opola
      minus Wydział Gospodarki Nieruchmosciami
      minus Wydział Komunikacji
      minus Wydział Oswiaty
      minus Biuro Nieruchomosci Skarbu Państwa
      minus Wydział Zarządzania Kryzysowego
      minus Wydział Administracyjno - Gospodarczy
      minus Wydział Organizacyjny
      minus Wydział Komunikacji i Transportu Zbiorowego
      minus Wydział Sportu
      minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
      minus Wydział Lokalowy
      minus Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów
      minus Wydział Gospodarki Nieruchomosciami - kontrola kompleksowa
      minus Centrum Dialogu Obywatelskiego
      minus Wydział Podatków i Opłat Lokalnych
      minus Miejski Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawnosci
      minus Wydział Sportu
   minus Wydział Urbanistyki, Architektury i Budownictwa
 ORGANY WŁADZY
plus Prezydent Miasta
plus Rada Miasta
 PRAWO
plus Uchwały
plus Zarządzenia
plus Budżet
plus Sprawozdania finansowe
plus Podatki i opłaty lokalne
minus Statut Miasta Opola
minus Dzienniki Ustaw i Monitory Polskie
minus NIEODPŁATNA POMOC PRAWNA
 WYBORY
plus Samorząd terytorialny
plus Sejm i Senat RP
plus Prezydent RP
plus Parlament Europejski
plus Wybory do Rad Dzielnic
plus Referendum
plus Wybory Ławników
minus Okręgi Wyborcze, obwody głosowania
 INNE
plus Petycje
plus Analizy
plus Zmiana granic Miasta Opola
plus Planowanie Przestrzenne
plus Spółki prawa handlowego
plus Oświadczenia majątkowe (według stanu majątku na dany rok)
plus Rejestry, wykazy i wnioski
plus System informacji o środowisku
plus Efektywność energetyczna
plus Zawiadomienia
plus Zapytania ofertowe w ramach projektów dofinansowanych z UE
plus Zapytania ofertowe
plus Dialog techniczny
minus Dostęp do Informacji Publicznej
minus Zgłoszenia budowy obiektów budowlanych
plus Gospodarka odpadami komunalnymi
plus Zgromadzenia
plus Ogłoszenia o wolnych etatach
minus Redakcja Biuletynu
plus Programy
plus Plany postępowań zamówień publicznych
plus Biuro Rzeczy Znalezionych
plus Tatyfy dla zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzenia ścieków
plus Transport publiczny
 Urzędy Centralne
minus Spis adresów
 Informacje
plusPrzetargi
plusOgłoszenia
plusObwieszczenia
 Podział administracyjny kraju
 Urzędy pracy w Polsce
 Urzędy skarbowe w Polsce
A A A


 
 
 
 

 

      KWiA – I –0913/05/11 
 
Opole, 17 maja 2011 r.
 
PROTOKÓŁ KONTROLI NR 15/11
 
Jednostka kontrolowana
Wydział Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Opola
Nazwa organu sprawującego nadzór
Prezydent Miasta Opola
 
Termin przeprowadzenia kontroli
od 20 kwietnia do 12 maja 2011 r.
 
Imię i nazwisko przeprowadzającego kontrolę oraz stanowisko
Małgorzata Jóźwin-Mazurek – starszy specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
Izabela Dziewulska-Gaj – gł.specjalista w Wydziale Kontroli Wewnętrznej i Audytu
 
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli
Nr 33/11
Nr 34/11
Przedmiot kontroli
Realizacja procedury wewnętrznej dotyczącej unieważniania dowodów osobistych
Okres objęty kontrolą
2010-2011 r.
Imię i nazwisko naczelnika kontrolowanego wydziału
Andrzej Jadczak – Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich
Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali:
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- Kierownik Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych
(Wyłączono na podstawie art. 5. ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej (Dz.U.01.112.1198))- Inspektor
 

 

    
 
Podstawy prawne
 
  1. Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity Dz. U. z 2006r. nr 139, poz. 993 ze zmianami),
  2. Ustawa z dnia 3 października 2008r. o zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych ( Dz. U. z 2008r. nr 19, poz. 1198 ),
  3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty ( Dz. U. z 2009r. nr 47, poz. 384 ),
  4. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 grudnia 2008r. w sprawie terminów i trybu przekazywania przez gminy danych z ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych ( Dz. U. z 2008r. nr 236, poz. 1644 ),
  5. Podręcznik użytkownika systemu wydawania dowodów osobistych - wersja 2.5 z 12 marca 2009r.,
  6. Procedura wewnętrzna – wydawanie dowodów osobistych wprowadzona Zarządzeniem wewnętrznym nr SO-IV-0147/1/08 z dnia 2 czerwca 2008 r.
 
Cel kontroli
 
Celem kontroli była ocena prawidłowości realizacji procedury wewnętrznej dotyczącej unieważniania dowodów osobistych. Procedura ma na celu usprawnienie procesu unieważniania dowodów osobistych w Systemie Obsługi Obywatela, tak aby osiągnąć 100% unieważnionych dowodów osobistych w stosunku do ilości otrzymanych zgłoszeń o zmianie danych, które zamieszczane są w dowodzie osobistym.
 
Metodyka przeprowadzenia kontroli
 
Dokonano analizy stanu prawnego. Zapoznano się z organizacją pracy Wydziału Spraw Obywatelskich, podziałem zadań, opisami stanowisk, rodzajem prowadzonej dokumentacji.
Ustalono: osoby odpowiedzialne i kompetentne w zakresie realizacji procedury, obowiązujące formularze, opis postępowania przy realizacji procedury, poszczególne jej etapy i związane z tym zapisy oraz wytyczne. Wybrano metodę próbkowania oraz wytypowano dowody do szczegółowej analizy, które porównano z kryteriami wynikającymi z procedury.
Na podstawie wydruku z Systemu Obsługi Obywatela Urzędu Miasta Opola ustalono ilość unieważnionych dowodów osobistych oraz przyczyny tych unieważnień. Z wydruku przy zastosowaniu statystycznej metody doboru próby wybrano numery spraw dotyczących unieważnionych dowodów, a następnie sprawdzono dokumentację dotyczących tych unieważnień i porównano z przyjętymi kryteriami.
Kontrolą objęto wszystkie dowody osobiste unieważnione w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 31 marca 2011 r.
 
Kryteria
 
  1. zgodnie z punktem 4 Procedury wewnętrznej – związanej z unieważnianiem dowodów osobistych w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodówobowiązują następujące formularze:
a) zawiadomienie o utracie dowodu osobistego F-1,
b) zaświadczenie o utracie dowodu osobistego F-2,
c) zawiadomienie o zmianie danych osobowych F-3.
  1. zgodnie z punktem 5 powyższej Proceduryobowiązującej w Wydziale Spraw Obywatelskich obowiązują następujące wzory druków generowane przez system:
a) przekazane, przez kierownika urzędu stanu cywilnego, zawiadomienie o zmianie stanu cywilnego, imienia lub nazwiska oraz innych zmian w aktach stanu cywilnego – Z1,
b) przekazane, przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję o zmianie imienia lub nazwiska, zgłoszenie o zmianie – Z2,
c) przekazane, przez organ prowadzący ewidencję ludności, zawiadomienie w zakresie zmiany danych adresowych – Z3,
d) przekazane, przez właściwego wojewodę, zgłoszenie o zmianach w obywatelstwie – Z4,
e) zawiadomienie ministra właściwego do spraw wewnętrznych w zakresie zmiany numeru PESEL- o ile zmiana nie dotyczy daty urodzenia lub płci – Z5,
f)   przekazane, przez organ gminy lub właściwą placówkę konsularną, zawiadomienie o utracie dowodu osobistego – Z6,
g) zawiadomienie wraz ze znalezionym dowodem osobistym ( oraz adnotacją o dacie przekazania dowodu przez znalazcę ), przekazane za potwierdzeniem odbioru, przez organ gminy, Policję lub inny organ administracji publicznej – Z7,
h) zawiadomienie o utracie dowodu osobistego zgłoszone przez osobę, która utraciła dowód osobisty, a w przypadku małoletnich lub osób ubezwłasnowolnionych – odpowiednio rodzica albo opiekuna lub kuratora ustanowionego przez sąd – Z8,
i)    wydane zaświadczenie o utracie dowodu osobistego, ważne do czasu wydania nowego dokumentu – Z9.
 
  1. zgodnie z punktem 6 podpunkt 4 powyższej Procedury posiadacz dowodu osobistego ma obowiązek wymienić ten dokument w razie:
a) zmiany danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym - w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji administracyjnej lub prawomocnego orzeczenia sądu stwierdzających  zmianę danych albo od dnia sporządzenia aktu małżeństwa stwierdzającego zmianę nazwiska, a w przypadku małżeństwa zawartego przed konsulem lub organem zagranicznym – od dnia doręczenia odpisu aktu małżeństwa, a w przypadku obywateli polskich przebywających za granicą termin wynosi 3 miesiące;
b) uszkodzenia dowodu osobistego lub zaistnienia innej okoliczności utrudniającej ustalenia tożsamości osoby - niezwłocznie;
c) upływu terminu ważności – nie później niż na 30 dni przed upływem terminu ważności dokumentu,
  1. zgodnie z punktem 6 podpunkt 10 powyższej Procedury dowód osobisty podlega unieważnieniu:
a) z dniem zawiadomienia o jego utracie, zniszczeniu lub z dniem przekazania przez osobę trzecią znalezionego dowodu osobistego;
b) z dniem utraty obywatelstwa polskiego przez jego posiadacza;
c) z dniem zgonu jego posiadacza;
d) z dniem odbioru dowodu osobistego wydanego w miejsce poprzedniego, z wyłączeniem przypadków upływu ważności dowodu osobistego;
e) po upływie 3 miesięcy od zaistnienia okoliczności zmiany danych, które zamieszcza się w dowodzie osobistym – w przypadku niezłożenia przez posiadacza dowodu osobistego wniosku o jego wymianę a w przypadku obywateli polskich przebywających za granicą termin ten wynosi 4 miesiące;
f)   z dniem upływu ważności dowodu osobistego,
 
 
 
 
 
 
USTALENIA KONTROLI
 
I.   W zakresie spraw prawno-organizacyjnych
 
W Wydziale Spraw Obywatelskich obowiązuje „Procedura wewnętrzna – związana z unieważnianiem dowodów osobistych w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów” wprowadzona Zarządzeniem Wewnętrznym nr SO-IV-0147/4/09 Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich z dnia 21 kwietnia 2009 r. Zarządzenie to weszło w życie z dniem podpisania przez Naczelnika Wydziału Spraw Obywatelskich tj. w dniu 21 kwietnia 2009 r.
W punkcie 3 powyższej procedury opisany jest wykaz odpowiedzialności i kompetencji: naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich nadzoruje wykonywanie procedury, kierownik Referatu Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych nadzoruje i koordynuje zadania realizowane zgodnie z procedurą na stanowiskach ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych, stanowiska ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych terminowe, rzetelne i zgodne z prawem wykonywanie czynności określonych w opisie postępowania.
Zgodnie z punktem 7 powyższej Procedury:
1) po otrzymaniu zawiadomień Z1 - Z6, które stanowią podstawę unieważniania dowodu osobistego, stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania tych zawiadomień, wprowadza do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego wynikającą ze zdarzenia stanowiącego podstawę unieważnienia dowodu,
2) po otrzymaniu z organu gminy, Policji lub innego organu administracji publicznej albo z właściwej placówki konsularnej znalezionego dowodu osobistego Z7 stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania dokumentu, wprowadza do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego wynikającą ze zdarzenia stanowiącego podstawę unieważnienia dowodu, oraz odcina jeden z rogów unieważnianego dowodu osobistego o powierzchni co najmniej 1 cm2 i włącza go do koperty dowodowej,
3) po zawiadomieniu o utracie dowodu osobistego przez osobę, która utraciła dowód osobisty, a w przypadku małoletniego lub osobę ubezwłasnowolnioną - odpowiednio rodzica albo opiekuna lub kuratora ustanowionego przez sąd   ( F1, Z8 ), stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie wydaje wolne od opłaty skarbowej zaświadczenie o utracie dowodu osobistego, które jest ważne do czasu wydania nowego dokumentu F-2, Z9 po czym w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wprowadza datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego,
4) po zawiadomieniu o zniszczeniu dowodu osobistego przez osobę, która jest posiadaczem takiego dowodu osobistego, stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania zawiadomienia o zniszczeniu dowodu osobistego, wprowadza do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych datę i przyczynę unieważnienia dowodu osobistego wynikającą ze zdarzenia stanowiącego podstawę unieważnienia dowodu, oraz odcina jeden z rogów unieważnianego dowodu osobistego o powierzchni co najmniej 1 cm2,
5) po przyjęciu od posiadacza zwrócony jemu znaleziony dowód osobisty, który zgłoszono wystawcy jako utracony Z8 - stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po dniu otrzymania tego dowodu przesłać ten dokument wraz z informacją o dacie przekazania dowodu przez posiadacza, za potwierdzeniem odbioru, do wystawcy dowodu osobistego Z7. Jeżeli wystawcą tego dokumentu jest Prezydent Miasta Opola należy odciąć jeden z rogów tego dowodu osobistego o powierzchni co najmniej 1 cm 2 i włącza go do koperty dowodowej,
6) stanowisko ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych po wydaniu nowego dowodu osobistego w miejsce dotychczasowego dowodu osobistego wprowadza do ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych datę odbioru nowego dowodu jako datę unieważnienia poprzedniego dokumentu osobistego i przekazuje te dane organom gminy prowadzącym ewidencje ludności, niezwłocznie po unieważnieniu dokumentu, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia dokonania czynności.
 
 
II.             W zakresie unieważnionych dowodów
 
Na podstawie wydruku z Systemu Obsługi Obywatela kontrolujący ustalili, że w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 31 marca 2011 r. unieważniono 8.018,00 sztuk dowodów osobistych z następujących powodów:
  • zmiana danych osobowych właściciela dowodu,
  • utrata dowodu (kradzież, zniszczenie, zagubienie),
  • zgon właściciela.
W badaniach kontrolnych zastosowano następujące parametry:
- liczba wszystkich unieważnionych dowodów w badanym okresie,
- liczba analizowanych spraw: 104, próbka do badań została dobrana statystycznie z wykorzystaniem funkcji losowej arkusza kalkulacyjnego, z uwzględnieniem poziomu ufności – 90%, poziomu precyzji – 1,75%, ilości błędów – 3%. Statystyczny dobór próby opiera się na założeniu, że przy określonym poziomie ufności, losowo wybrana próba elementów danej populacji będzie posiadała takie same cechy, jakie występują w całej populacji.
 
Wyniki badań przedstawia poniższa tabela.
 

 

ZMIANA DANYCH
Lp.
Losowy nr pozycji z SOO
Wniosek
Załącznik (np. akt małżeński)
Formularz część A - dla Centrum Personalizacji
Formularz Część B – dla wnioskodawcy
Podpis odbiorcy
1
78
+
+
+
+
+
2
229
+
x
+
+
+
3
247
+
+
+
+
+
4
259
+
x
+
+
+
5
313
+
x
+
+
+
6
314
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
7
340
+
+
+
+
+
8
343
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
9
368
+
+
+
+
+
10
471
+
x
+
+
+
11
560
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
12
583
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
13
639
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
14
897
+
x
+
+
+
15
1377
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
16
1400
+
 
+
+
+
17
1411
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
18
1624
+
+
+
+
+
19
1689
+
x
+
+
+
20
1758
+
x
+
+
+
21
1762
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
22
1791
+
x
+
+
+
23
1818
+
x
+
+
+
24
1896
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
25
1959
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
26
2043
+
x
+
+
+
27
2046
+
x
+
+
+
28
2060
+
x
+
+
+
29
2209
+
x
+
+
+
30
2223
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
31
2259
+
x
+
+
+
32
2279
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
33
2289
+
 
+
+
+
34
2358
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
35
2570
+
x
+
+
+
36
2750
+
x
+
+
+
37
2836
+
x
+
+
+
38
2930
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
39
2954
+
x
+
+
+
40
3067
+
x
+
+
+
41
3126
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
42
3308
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
43
3575
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
44
3576
+
x
+
+
+
45
3634
+
+
+
+
+
46
3650
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
47
4047
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
48
4048
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
49
4105
+
+
+
+
+
ZGON
Lp.
Losowy nr pozycji z SOO
Druk Z1 z USC
Potwierdzenie zmiany w terminie 2 dni
50
4251
+
+
51
4313
+
+
52
4352
+
+
53
4383
+
+
54
4447
+
+
55
4491
+
+
56
4505
+
+
57
4528
+
+
58
4553
+
+
59
4567
+
+
60
4592
+
+
61
4747
+
+
62
4896
+
+
63
4975
+
+
64
4998
+
+
65
5091
+
+
UTRATA
Lp.
Losowy nr pozycji z SOO
Wniosek
Zawiadomienie o utracie
Formularz część A - dla Centrum Personalizacji
Podpis odbiorcy
66
5236
+
+
+
+
67
5400
+
+
+
+
68
5408
+
+
+
+
69
5629
+
+
+
+
70
5640
+
+
+
+
71
5666
+
+
+
+
72
5667
dowód został zastrzeżony ale klient nie złożył wniosku o nowy
73
5680
+
+
+
+
74
5721
+
+
+
+
75
5788
+
+
+
+
76
5826
+
+
+
+
77
5842
+
+
+
+
78
5912
+
+
+
+
79
5915
+
+
+
+
80
6058
+
+
+
+
81
6118
+
+
+
+
82
6254
+
+
+
+
83
6264
+
+
+
+
84
6360
dowód został zastrzeżony ale klient nie złożył wniosku o nowy
85
6367
dowód został zastrzeżony ale klient nie złożył wniosku o nowy
86
6510
+
+
+
+
ZMIANA DANYCH
Lp.
Losowy nr pozycji z SOO
Wniosek
Załącznik (np. akt małżeński)
Formularz część A - dla Centrum Personalizacji
Formularz Część B – dla wnioskodawcy
Podpis odbiorcy
87
6529
+
x
+
+
+
88
6609
+
x
+
+
+
89
6660
+
x
+
+
+
90
6806
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
91
6829
+
x
+
+
+
92
6849
+
x
+
+
+
93
6891
w zwiazku ze zmianą adresu pobytu stałego SOO wygenerował obowiązek zmiany dowodu osobistego, jednak właściciel dowodu nie dokonał wymiany
94
6892
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
95
7014
+
x
+
+
+
96
7130
przesłanie KD do innego miasta, zawiadomienie o unieważnieniu dowodu osobistego
97
7243
+
x
+
+
+
98
7248
+
x
+
+
+
99
7270
+
x
+
+
+
ZGON
Lp.
Losowy nr pozycji z SOO
Druk Z1 z USC
Potwierdzenie zmiany w terminie 2 dni
100
7350
+
+
101
7549
+
+
UTRATA
Lp.
Losowy nr pozycji z SOO
Wniosek
Zawiadomienie o utracie
Formularz część A - dla Centrum Personalizacji
Podpis odbiorcy
102
7708
+
+
+
+
103
7977
+
+
+
+
104
7979
+
+
+
+

 

            
Legenda:
+ atrybut wymagany
- brak atrybutu wymaganego
x atrybut nieobowiązkowy
 
W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie badane sprawy zostały przeprowadzone zgodnie z obowiązującą w tym zakresie procedurą.
Zespół kontrolny ustalił, że wszystkie unieważnione dowody w związku ze zgonem posiadaczy zawierały zawiadomienia Z1 - przekazane przez kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Unieważnienia te zostały wprowadzone do Systemu Obsługi Obywatela w obowiązującym terminie 2 dni.
Kontrolujący ustalili, ze w przypadku zmiany danych - zmiany pobytu stałego, dziewięć osób nie dokonało wymiany dowodu na nowy. W jedenastu przypadkach na wnioski urzędów przekazano koperty dowodowe do miast właściwych dla nowego adresu pobytu stałego. Następnie do tut. urzędu zostały przesłane zawiadomienia o unieważnieniu poprzednich dowodów osobistych w związku ze zmianą adresu. Pozostałe przypadki zawierały wszystkie wymagane formularze oraz potwierdzenia.
W zakresie unieważnień wynikających z utraty dowodów kontrolujący ustalili, że w większości przypadków dokonano wymiany dowodu na nowy zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jedynie w dwóch przypadkach po zastrzeżeniu dowodów klienci nie złożyli wniosków o nowe dowody.
 
 
Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden egzemplarz obustronnie podpisany doręczono naczelnikowi Wydziału SpPraw Obywatelskich.
 
             Zgodnie z § 39 ust.1 Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola stanowiącego załącznik do zarządzenia nr OR.II-0152/18/2003 Prezydenta Miasta Opola z dnia 9 czerwca 2003 r. w sprawie Regulaminu Kontroli Urzędu Miasta Opola zmienionego zarządzeniem nr OR.I-152-32/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 24.08.2004 r., zarządzeniem nr OR.I-0152-42/2004 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29.10.2004 r. oraz zarządzeniem nr OR.I-0152/218/08 z dnia 16 kwietnia 2008 r. kierownik jednostki kontrolowanej ma prawo pisemnie, w terminie 7 dni roboczych od daty doręczenia protokołu kontroli, zgłosić kierownikowi zespołu kontrolnego umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole.
 

 

         Jednostka kontrolowana
 W dniu dzisiejszym otrzymałem/am egzemplarz protokołu. 
 
(podpisy)
 
 
 
 
Data: ........................
                   Zespół kontrolny
 
 
 
(podpisy)
 
 
 
 
Data:....................

 

           
 
 
Podpis Głównego Specjalisty:
 
 
Podpis Naczelnika Wydziału:
 
 
 
Ewentualne przyczyny odmowy podpisania protokołu:
 
.................................................................................................................
 
.................................................................................................................
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Załączniki do pobrania: 2011-09-08 14:48:36 - wnioski pokontrolne (48.00 kB)
2011-09-08 14:49:50 - wystąpienie pokontrolne (28.00 kB)

Ilość odwiedzin: 5150
Nazwa dokumentu: Wydział Spraw Obywatelskich
Podmiot udostępniający: Wydział Kontroli Wewnetrznej i Audytu
Osoba, która wytworzyła informację: Małgorzata Jóźwin - Mazurek, Izabela Dziewulska - Gaj
Osoba, która odpowiada za treść: Małgorzata Jóżwin - Mazurek, Izabela Dziewulska - Gaj
Osoba, która wprowadzała dane: Agnieszka Lisiecka
Data wytworzenia informacji: 2011-09-08 14:44:32
Data udostępnienia informacji: 2011-09-08 14:44:32
Data ostatniej aktualizacji: 2011-09-08 14:50:54

Wersja do wydruku...

Rejestr zmian...

corner   corner