BIULETYN INFORMACJI PUBLICZNEJ
Urzędu Miasta Opola

W związku z wejściem w życie 25 grudnia 2024 r. przepisów ustawy z dnia z 14 czerwca 2024 r.  o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928), w zakresie dotyczącym zgłoszeń zewnętrznych Prezydent Miasta Opola  informuje o możliwości składania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszenia prawa w kontekście związanym z pracą.

Zasady i tryb przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych reguluje Zarządzenie nr OR-I.0050.848.2024 Prezydenta Miasta Opola z dnia 30 grudnia 2024 r. w sprawie Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola.

1.Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego za pośrednictwem następujących kanałów zgłoszeń:

a)  telefonicznie pod nr tel.: 77 54 11 417  (linia nienagrywana)

    od poniedziałku do czwartku w godzinach od 8.00 do 15.00 w piątek od 8.00 do 13.30,

b) w postaci papierowej – na adres do korespondencji:
  Urząd Miasta Opola ul. Rynek 1A, 45-015 Opole z dopiskiem: sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne,

c)  elektronicznie – poprzez wypełnienie formularza online dostępnego na stronie internetowej https://sygnalista.um.opole.pl/,

d) osobiście – podczas bezpośredniego spotkania, zorganizowanego na wniosek sygnalisty.

2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną.

Sygnalista musi spełniać poniższe przesłanki:

a) jest osobą fizyczną, o której mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy o ochronie sygnalistów,

b) zgłasza naruszenie prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,

c) informację o naruszeniu prawa uzyskał w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 2 pkt 5 ustawy o ochronie sygnalistów.

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów  od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację
o naruszeniu prawa.

Ochronie nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło (w takim wypadku sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje, zgodnie z art. 57 ustawy tj. podlega grzywnie, karze ograniczenia lub pozbawienia wolności).

Ustawa nie ma zastosowania do informacji objętych:

1) przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;

2) tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;

3) tajemnicą narady sędziowskiej;

4) postępowaniem karnym - w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.

3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym wymagany sposób wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji.

Tryb postępowania ze zgłoszeniami zewnętrznymi:

·      przyjęcie zgłoszenia,

·      wstępna weryfikacja zgłoszenia:

              - jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa z obszaru nienależącego do zakresu działań organu, organ przekaże zgłoszenie organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych informując o tym sygnalistę,

              - jeżeli zgłoszenie nie dotyczy naruszeń prawa, organ odstępuje od przekazania zgłoszenia do innego organu, informując o tym sygnalistę,

              - jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje  zgłoszenie zewnętrzne,

·      podjęcie działań następczych z zachowaniem należytej staranności,

·      kontakt z sygnalistą (jeżeli sygnalista podał adres do kontaktu lub można go ustalić na podstawie posiadanych danych, a kontakt z sygnalistą nie zagraża ochronie poufności jego tożsamości):

             - organ potwierdza zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia (chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie),

             - organ może wystąpić o dodatkowe wyjaśnienia,

             - organ przesyła informację zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych,

             - organ powiadamia o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających
wszczętych na skutek zgłoszenia.

Każde zgłoszenie zewnętrzne podlega wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem zasady bezstronności, obiektywizmu oraz poufności.

4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartość takiej informacji.

Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną pisemnie w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach, w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego po wcześniejszym  poinformowaniu o tym sygnalisty tj. przed upływem 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia.

Informacja zwrotna  zawiera informację na temat podjętych lub planowanych działań następczych w związku z dokonanym zgłoszeniem.

5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych.

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola, a także związanie z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają  uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom (dostęp do treści zgłoszenia i danych osobowych w nim zawartych mają wyłącznie upoważnieni pracownicy) oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Dostępne w Urzędzie Miasta Opola kanały komunikacji dla zgłoszeń zewnętrznych są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Urzędu, zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz pozwalają  na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

6. Zasady przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów.

a)   Ochrona poufności

Administrator danych zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty
w zakresie obsługi zgłoszeń zewnętrznych uzyskują tylko osoby upoważnione.

b)   Ochrona tożsamości sygnalisty

Dane osobowe sygnalisty, które pozwalają na usta­lenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu osobom nieupoważnionym.

Jednakże, sygnalista może dobrowolnie wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych pozwalających na ustalenie jego tożsamości.

W sytuacji wyrażenia powyższej zgody przez sygnalistę, Administrator danych zobowiązany jest do poinformowania osób wskazanych w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę. Zobowiązanie to wynika to z obowiązku informacyjnego zgodnie z art. 14 lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych zgodnie z art. 15 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn zm.) – dalej RODO.

Wyjątek dotyczący zgody

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynika­jącym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniający­mi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przy­gotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której do­tyczy zgłoszenie. W tej sytuacji, przed dokonaniem ujawnienia, wła­ściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powo­dów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomie­nie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygo­towawczemu, lub sądowemu.

c)    Przechowywanie i usuwanie danych

Dane osobowe są przetwarzane w minimalnym zakresie, tj. niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.

Dane osobowe niemające znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, a dokumenty niszczone, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.

d)   Informowanie osób wskazanych w zgłoszeniu

Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że  sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.

e)   Zasady ochrony danych osobowych zgodnie z art. 5 RODO

Administrator zapewnia, że w ramach obsługi zgłoszeń zewnętrznych dane osobowe będą:

·         przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą,

·         zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach
i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami,

·         adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów,
w których są przetwarzane,

·         prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane,

·         przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy niż niezbędny do celów przetwarzania,

·         przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych.

Ponadto, Administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie powyższych zasad
i zobowiązany jest do wykazania ich przestrzegania.

f)    Realizacja obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty

Klauzula informacyjna stanowi załącznik nr 1 do Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Opola.

7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym.

Działania następcze podejmowane są w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu, a także w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa  objętego zgłoszeniem.

Dobór tych działań powinien być adekwatny do charakteru naruszenia i jego wagi oraz podanych w zgłoszeniu okoliczności sprawy.

Do działań następczych zalicza się m.in. postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podejmowane w celu odzyskania środków finansowych.

8. Środki ochrony prawnej i procedury służące ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępność poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego.

Osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej.

Środki ochrony Sygnalistów obejmują:

·       zakaz działań odwetowych, prób lub gróźb takich działań (np. zakaz wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenia wynagrodzenia za pracę, mobbingu),

·       odwrócony ciężar dowodu (na stosującym działanie odwetowe będzie spoczywał ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym),

·       odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się działań odwetowych,

·       zakaz zrzeczenia się ochrony,

·       sankcje.

Sygnaliście, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych przysługuje prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienie. Minimalna wartość odszkodowania została określona w wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszanego do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów przewidują sankcje m.in.  dla osób, które podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów, uniemożliwiają lub utrudniają dokonanie zgłoszenia, ujawniają tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia (grzywna, kara ograniczenia lub pozbawienia wolności).

Sygnalista nie może zrzec się praw określonych w w/w ustawie ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji.

Sygnalista może również wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia potwierdzającego, że podlega on ochronie określonej w ustawie o ochronie sygnalistów.

Należy wskazać, że dokonywanie bezpodstawnych zgłoszeń jest obwarowane sankcjami prawnymi. Nieuczciwy sygnalista, który dokonuje zgłoszenia wiedząc, że do tego naruszenia nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia lub pozbawienia wolności.

Ponadto osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty.

9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W takim przypadku, gdyby wszczęto postępowanie prawne dotyczące tej odpowiedzialności sygnalista może wystąpić o jego umorzenie.

Ponadto nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

 10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Osoby chcące dokonać zgłoszenia zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, jeżeli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich:

Al. Solidarności 77

00-090 Warszawa

tel. (centrala): (22) 55 17 700

tel.: infolinia 800 676 676 lub (22) 551 77 91

fax: (22) 827 64 53

strona internetowa: https://bip.brpo.gov.pl/pl

e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl

ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP )